Aufgabenlisten
apocollect ordnet eure Aufgaben automatisch in verschiedene Listen ein. Dabei wird berücksichtigt, wann eine Aufgabe fällig ist und wer sie erledigen muss. Ihr habt daher immer alle Aufgaben im Blick, die für euch gerade wichtig sind, und es gehts verloren.
Die Listen öffnet ihr
im Browser über die Menüpunkte in der Seitenleiste
in der App oben links über das Menü.
Überblick
Es gibt folgende Listen, in die eure Aufgaben automatisch einsortiert werden:
Liste | Enthaltene Aufgaben |
|---|---|
Aktuell | Ein Überblick über alle Aufgaben, die jetzt gerade für dich wichtig sind |
Zu erledigen | Aufgaben, die du als Verantwortlicher selbst erledigen musst, unabhängig von der Fälligkeit |
Favoriten | Aufgaben, die du mit einem Stern markiert hast, um sie besonders im Blick zu behalten |
Beobachten | Aufgaben, die du nicht selbst erledigen musst, aber im Blick behalten möchtest, z. B. delegierte Aufgaben |
Zur Übernahme | Überblick über zukünftige Aufgaben, für die noch niemand die Verantwortung übernommen hat |
Wiederkehrend | Überblick über alle Serienaufgaben |
Erledigt | Archiv der erledigten und verworfenen Aufgaben |
Standorte | Aufgaben, die an einem bestimmten Standort erledigt werden müssen |
Etiketten | Aufgaben, denen ein bestimmtes Etikett zugewiesen wurde |
Filter und Sortierung
Jede Liste kann auf verschiedene Arten sortiert werden. Standardmäßig ist die Sortierung nach Fälligkeit aktiviert und die Aufgabe, die als nächstes Fällig ist, steht oben.
Ihr habt außerdem die Möglichkeit, die aktuelle Liste zu filtern. Die Filter können sich von Liste zu Liste unterscheiden. Filtert z. B. Aufgaben mit einem bestimmten Etikett oder Aufgaben für eine bestimmte Berufsgruppe heraus.
Listen im Detail:
Aktuell
Die wichtigste Liste im Alltag „Aktuell“. Daher ist diese Liste immer direkt geöffnet, wenn ihr die Aufgaben öffnet. Ihr findet hier alle Aufgaben, die jetzt aktuell für euch wichtig sind.
Die Aufgaben werden dabei automatisch gegliedert
in Aufgaben, die ihr selbst erledigen müsst und
in Aufgaben, die ihr im Blick behalten müsst.
Ansicht | Beschreibung |
Zu erledigen | Heute fällige Aufgaben, die ihr erledigen müsst |
Von mir zugewiesen | Heute fällige Aufgaben, die ihr erstellt habt, die bislang noch von keinem Mitarbeiter übernommen wurden |
Zur Übernahme | Heute fällige Aufgaben, die ihr übernehmen + erledigen könnt, die aber auch noch andere Mitarbeiter übernehmen können |
Über die Navigationsleiste könnt ihr außerdem wechseln zu
7 Tage: Vorschau auf Aufgaben, die ihr in der nächsten Woche erledigen müsst
Jederzeit: Aufgaben, die ihr jederzeit erledigen könnt
Delegiert: Aufgaben, die ihr an andere Mitarbeiter delegiert habt
Zu erledigen
Hier findest du alle Aufgaben, die du selbst erledigen musst. Über die Navigationsleiste kannst du verschiedene Ansichtsoptionen wählen.
Ansicht | Beschreibung |
Gliederung nach Status | Du siehst schnell, in welchem Status sich die Aufgaben befinden: offen, in Bearbeitung, Warten auf Rückmeldung |
Gliederung nach Priorität | Dringende Aufgaben stehen ganz oben, darunter folgen die anderen Prioritäten |
Jederzeit | Aufgaben ohne ein bestimmtes Fälligkeitsdatum |
Favoriten
Alle Aufgaben, die du mit einem Stern markiert hast, um sie besonders im Blick zu behalten. Die Markierung ist nur für dich selbst sichtbar.
Beobachten
Hier findest du Aufgaben, die du nicht selbst erledigen musst, aber nicht aus den Augen verlieren solltest. Über die Navigationsleiste kannst du zwischen zwei Aufgabentypen umschalten:
Delegiert: Aufgaben, die du erstellt und jemand anderem zugewiesen hast. Kontrolliere diese Aufgaben regelmäßig.
Ansicht | Beschreibung |
|---|---|
Delegiert | Aufgaben, die du erstellt und jemand anderem zugewiesen hast. Kontrolliere diese Aufgaben regelmäßig und hake über die Kommentare nach, falls eine Aufgabe nicht pünktlich abgeschlossen wurde. |
Im Blick behalten | Diese Aufgaben sind für dich gerade nicht besonders wichtig. Es handelt sich um Aufgaben, die du diesmal nicht erledigen und auch nicht kontrollieren musst, weil jemand anderes die Aufgabe übernommen hat. Ein Blick ist trotzdem manchmal interessant, weil du so siehst, was deine Kollegen gerade bearbeiten. Wenn ein Mitarbeiter spontan ausfällt (z. B. durch Krankheit), könnt ihr die Aufgaben dieses Mitarbeiters übernehmen, damit es nicht liegen bleibt. |
Zur Übernahme
Hier findet ihr alle Aufgaben, die mehreren Personen (einer Gruppe / einem Beruf / einem Standort) zugewiesen wurde, und die bislang noch von keinem Mitarbeiter übernommen wurde.
Heute fällige Aufgaben, die zur Übernahme sind, tauchen auch in der Liste „Aktuell“ auf.
Ansicht | Beschreibung |
|---|---|
Woche | Alle Aufgaben, die noch bis zum Ende der aktuellen Woche erledigt werden müssen |
Monat | Alle Aufgaben, die noch bis zum Ende des aktuellen Monats erledigt werden müssen |
Vorausschau | Alle zukünftigen Aufgaben, die nach dem aktuellen Monat anstehen |
Wiederkehrend
Hier findet ihr alle Serienaufgaben, also Aufgaben, die mit einer festen Wiederholung hinterlegt sind und automatisch immer wieder neu erstellt werden.
Ansicht | Beschreibung |
|---|---|
Von mir erstellt | Serienaufgaben, die du erstellt hast |
Für mich sichtbar | Serienaufgaben, die andere Mitarbeiter erstellt haben und für dich sichtbar sind |
Erledigt
Dies ist euer Archiv. Ihr findet hier die erledigten und verworfenen Aufgaben.
Aufgaben, die ihr selbst erledigt habt oder die ihr delegiert habt, könnt ihr wieder auf Offen zurückstellen. Klickt dazu einfach das abgehakte Checkfeld erneut an.
💡 Die Kommentare zu einer Aufgabe werden ebenfalls archiviert. Ihr könnt euch z. B. ein Ergebnis in einem Aufgabenkommentar vermerken.
Ansicht | Beschreibung |
|---|---|
Von mir | Aufgaben, die ich in den letzten 7 Tagen erledigt habe |
Delegiert | Von mir erstellte Aufgaben, die ein anderer Mitarbeiter in den letzten 7 Tagen erledigt hat |
Archiv | Aufgaben, die vor > 7 Tagen erledigt wurden |
Verworfen | Aufgaben, die verworfen wurden und damit nicht erledigt |
Standorte
Über die Standortlisten kannst du dir alle Aufgaben anzeigen, die an diesem Standort erledigt werden müssen.
Du siehst alle Aufgaben, die öffentlich sind sowie vertrauliche Aufgaben, wenn du im Empfängerkreis der Aufgabe bist. Mehr Infos zur Sichtbarkeit: hier klicken >
Etiketten
Mit Etiketten habt ihr die Möglichkeit, eure Aufgaben thematisch zu gruppieren und könnt euch so schnell einen Überblick über einen ganzen Aufgabenbereich verschaffen. Mehr Infos: hier klicken >