Wenn ein Mitarbeiter die Apotheke verlässt, muss der Account deaktiviert werden. Dann ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die internen Informationen hat.

Mitarbeiter in apocollect können in zwei Stufen gelöscht werden:

1. Der Mitarbeiter wird deaktiviert.

2. Der Mitarbeiter wird nach der Deaktivierung gelöscht.

Die Deaktivierung und Löschung von Mitarbeitern kann nur von einem Admin durchgeführt werden.

Ein deaktivierter Nutzer kann sich ab sofort nicht mehr einloggen. Deaktivierte Mitarbeiter können aber wiederhergestellt werden und haben dann wieder Zugriff auf alle bisherigen Inhalte.

• Logge dich an einem Computer ein. Die Administration ist über das Handy nicht erreichbar.

• Klicke auf dein Profilbild in der Titelleiste und wähle Administration.

• Wähle in der Seitenleiste den Menüpunkt Mitarbeiter aus. Hier siehst du eine Übersicht über alle registrierten Mitarbeiter.

• Über das graue Minuszeichen am rechten Rand kannst du den Mitarbeiter deaktivieren.

Wenn ihr einen deaktivierten Nutzer wiederherstellen möchtet, wählt den eingeblendeten blauen Hinweis "Einladung erneut senden". Der betreffende Mitarbeiter erhält dann eine Email und kann sich ein neues Passwort vergeben.

Erst wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wurde, kann er gelöscht werden. Gelöschte Mitarbeiter können nicht wiederhergestellt werden.

Die Löschung wird genauso durchgeführt wie die Deaktivierung. Hier erscheint nun aber ein ⛔️ rotes Minuszeichen.

Alle Informationen, die der Mitarbeiter in apocollect geschrieben hat, bleiben für die jeweiligen Empfänger weiter sichtbar. Ihr könnt also weiterhin auf alle interessanten Beiträge und das Wissen des ehemaligen Mitarbeiters zurückgreifen, und nichts geht verloren!

Als Admin der Apotheke kannst Du Beiträge des gelöschten Mitarbeiters aus apocollect löschen, falls ein Eintrag stören sollte.

War der gelöschte Mitarbeiter bei Wiki-Artikeln als einzige Person verantwortlich, ordnet apocollect die Verantwortung automatisch neu zu – nach folgendem Schema:

• Es gibt Personen mit Schreibzugriff: Eine von ihnen übernimmt die Verantwortung. Hat der Apotheken-Administrator selbst Schreibzugriff, erhält immer er die Verantwortung.

• Es gibt nur Personen mit Lesezugriff: Eine von ihnen übernimmt die Verantwortung. Hat der Apotheken-Administrator selbst Lesezugriff, erhält immer er die Verantwortung.

• Der Artikel war privat: War der Artikel nur für den gelöschten Mitarbeiter sichtbar, wird er automatisch gelöscht. Da niemand sonst Zugriff hatte, handelt es sich in der Regel um eine persönliche Notiz.

Die neu verantwortlichen Personen werden über die Benachrichtigungsglocke informiert. Sie können die Verantwortung dann behalten oder an eine andere Person weitergeben.

Private Inhalte, die ausschließlich für den gelöschten Mitarbeiter sichtbar waren – also z. B. private Wiki-Artikel, Aufgaben oder Beiträge – werden beim Löschen des Nutzers gelöscht.