Anträge darfst Du genehmigen, wenn Du für den jeweiligen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hast. Die Prüfung und Genehmigung der Anträge erfolgt im Personaleinsatzplan in der Abwesenheitsansicht oder der Listenansicht.

📺 Schaut euch zur Abwesenheitsansicht unser Übersichtsvideo an (4 Min): hier klicken >

In der Abwesenheitsansicht werden euch die Anträge grafisch angezeigt. Dadurch könnt ihr die offenen Anträge direkt mit den bestehenden Urlauben abgleichen, den Zeitraum anpassen oder auch einen Kommentar zum Antrag hinterlassen.

• Öffne dazu den Einsatzplaner und wähle oben den Button Abwesenheiten.

• Du siehst den aktuellen Monat. Die Arbeitsschichten werden ausgeblendet und nur Abwesenheiten werden angezeigt. Navigiere durch die Monate wie in der Planeransicht.

• Offene Anträge werden die in gelb angezeigt, bestehende Abwesenheiten in grau. Klicke auf einen Antrag, um dir die Details anzusehen.

In den Antragsdetails hast du die Möglichkeit…

• … den Zeitraum zu prüfen und zu ändern

• … dem Mitarbeiter einen Kommentar zu hinterlassen. Das ist z. B. praktisch, wenn der Mitarbeiter aktuell frei hat oder im Urlaub ist, da du ihn dann nicht stören musst und trotzdem weiterarbeiten kannst.

• … den Antrag genehmigen oder ablehnen

• … die Berechnungsmethode für diesen Antrag individuell abändern (was nur in Ausnahmefällen geschehen sollte)

💡 Wenn du dich in der Planeransicht befindest, schalte zuerst auf die Monatsansicht um. Anschließend kannst du immer zwischen Planeransicht + Abwesenheitsansicht hin- und herwechseln, um die Arbeitsschichten ein- und wieder auszublenden.

In der Listenansicht könnt ihr euch eine Gesamtübersicht anzeigen lassen über alle Anträge oder Anträge eines Typs, z. B. alle Urlaubsanträge.

• Öffne den Einsatzplaner und wähle oben den Button Anträge.

• Du siehst nun alle offenen Anträge untereinander.

• Über die linke Seitenleiste kannst du die Liste auf Anträge eines Typs filtern, z. B. Urlaubsanträge.

Klicke auf einen Antrag, um die Detailansicht zu öffnen.

• Du kannst Notizen und Hinweise des Mitarbeiters lesen.

• Du kannst eigene Kommentare hinterlassen.

• Klicke auf das Stift-Symbol oben rechts, um die Antragdetails zu bearbeiten.

Wenn Du den Antrag geprüft hast

• klicke auf das blaue Checkfeld, um den Antrag zu genehmigen,

• oder klicke auf das rote Checkfeld, um den Antrag abzulehnen.

Die Anträge können sortiert werden nach

• Datum des Antrags

• Datum des Abwesenheitszeitraums

Du kannst die Anträge filtern

• nach bestimmten Standorten

• nach bestimmten Berufen

• nach Antragsart.

Über das Export-Icon kannst du die angezeigte Liste exportieren. Dabei werden eingestellte Filter und Sortierungen beibehalten.

Planer sehen nur Anträge von Mitarbeitern, für die sie auch Planungsberechtigung haben.

Eine Ausnahme sind die Urlaubsanträge: Hier sehen Planer (und Mitarbeiter) alle Urlaubsanträge, damit ihr euch bei der Urlaubsplanung besser absprechen könnt. Genehmigen kann ein Planer aber immer nur die Anträge für Mitarbeiter, für die er auch die Planungsberechtigung besitzt.

Nach der Genehmigung trägt apocollect die Änderungen automatisch ein wie folgt:

• Urlaub, Überstundenausgleich, Fortbildungen und Krankmeldungen werden als Abwesenheiten im Einsatzplaner eingetragen.

• Die Stundendifferenzen werden im Stundenkonto des Mitarbeiters eingetragen.

• Freitext-Anträge werden nicht automatisch eingetragen.

Die beteiligten Personen werden automatisch über die Plan App und die Glocke im Browser benachrichtigt.

*Bei der Meldung von Stundendifferenzen (z. B. geleisteten Überstunden) erhalten die Planer keine Benachrichtigung. Diese Meldungen sind nicht zeitkritisch und kommen im Alltag recht häufig vor. Die Benachrichtigungen würden daher sehr schnell überhand nehmen und stören.

** Kommentiert der Antragssteller selbst seinen Antrag, werden zunächst alle für ihn zuständigen Planer benachrichtigt. Sobald einer der Planer geantwortet hat, wird anschließend nur noch dieser Planer über Folge-Kommentare benachrichtigt. Das ist wichtig, um die Anzahl der Benachrichtigungen für alle Planer zu reduzieren.

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