Ein QMS wird oft als Pflichtdokumentation wahrgenommen. Wirklich mühsam wird es aber vor allem dann, wenn Inhalte schwer zugänglich sind, selten aktualisiert werden und irgendwo als einzelne Dokumente abgelegt sind.

Mit QM-Dokumenten im Wiki verwaltet ihr euer Qualitätsmanagement direkt dort, wo euer Team ohnehin arbeitet. Dadurch lassen sich Inhalte einfach aktualisieren, sauber versionieren und für alle Mitarbeiter schnell auffindbar bereitstellen.

Wir empfehlen euch deshalb dringend, QM-Inhalte nicht nur als einzelne hochgeladene Dateien, sondern möglichst als Wiki-Artikel zu pflegen. Der große Vorteil: Änderungen lassen sich viel schneller einarbeiten, Inhalte bleiben leichter aktuell und euer Team kommt ohne Umwege direkt an die richtigen Informationen.

📺 Video Tutorial: Als apocollect Kunde habt ihr Zugriff auf ein ausführliches Video-Tutorial zum apocollect Wiki. Die Informationen dazu habt ihr nach der Anmeldung erhalten. Wenn ihr den Zugang zum Wiki-Tutorial nicht mehr findet, schreibt uns gerne eine E-Mail an support@apocollect.de.

💡 Im Tutorial findet ihr auch PDF-Leitfäden zur Strukturierung des Wikis mit Etiketten und Ordnern.

QM-Inhalte müssen langfristig gepflegt, regelmäßig überprüft und für das Team zuverlässig zugänglich sein.

Genau dafür ist das Wiki ideal:

• Änderungen lassen sich schnell einpflegen

• frühere Versionen bleiben nachvollziehbar

• Freigaben können digital erfolgen

• zusammengehörige Prozesse lassen sich verknüpfen

• das Team hat alle Informationen zentral griffbereit

💡 Statt isolierter Einzeldokumente entsteht so ein lebendiges, vernetztes QMS, das im Alltag tatsächlich verwendet wird.

Natürlich könnt ihr QM-Unterlagen auch als Datei im Bereich Wiki & Dateien ablegen. Für viele QM-Inhalte ist es aber deutlich sinnvoller, sie als QM-Artikel zu pflegen.

Das hat mehrere Vorteile:

• Inhalte lassen sich schneller aktualisieren

• das Team kommt direkt und ohne Umwege an die Information

• Änderungen sind versioniert und nachvollziehbar

• Prozesse lassen sich untereinander verknüpfen

• das QMS wird aktiver genutzt, weil es leichter zugänglich ist

Gerade bei Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen oder häufig genutzten QM-Dokumenten lohnt sich das besonders. Statt eine Datei herunterzuladen, zu öffnen und später wieder auszutauschen, pflegt ihr den Inhalt direkt zentral im Wiki und spart zukünftig sehr viel Zeit und Aufwand.

QM-Artikel sind spezielle Wiki-Artikel mit zusätzlichen Funktionen für formale Dokumente und freigabepflichtige Inhalte.

Dazu gehören:

• Versionshistorie

• automatische Versionsnummern

• Änderungsnotizen

• digitaler Freigabeprozess

Für QM-Artikel könnt ihr optional verschiedene Dokumenttypen auswählen:

• QM-Handbuch (Standard)

• QM-Verfahrensanweisung

• QM-Arbeitsanweisung

• QM-Formblatt

Diese unterscheiden sich in apocollect nur in der Bezeichnung. Manche Auditoren verlangen jedoch eine bestimmte Einteilung.

💡 Wenn ihr bislang keine solche Struktur nutzt, könnt ihr problemlos alle Artikel als QM-Handbuch anlegen.

📌 Auch wenn sich die Typen technisch in apocollect nur im Namen unterscheiden, ist die Zuordnung für viele Apotheken trotzdem hilfreich, um das QMS übersichtlicher zu strukturieren und Auditoren eine klare Einteilung zu zeigen.

Wenn ein QM-Artikel bearbeitet wird, ist die neue Version nicht sofort für alle sichtbar. Stattdessen läuft der Artikel nach dem Speichern in den digitalen Eingangskorb der verantwortlichen Person. Dort kann die Änderung geprüft und anschließend freigegeben werden. Erst nach dieser Freigabe wird die neue Version für das Team sichtbar.

Das hat zwei große Vorteile:

• Änderungen können von mehreren Personen vorbereitet werden

• trotzdem bleibt das QMS kontrolliert und verbindlich

So könnt ihr euer QMS gemeinsam pflegen, ohne auf einen geregelten Freigabeprozess zu verzichten.

Die verantwortlichen Personen können Änderungen an QM-Artikeln freigeben. In den meisten Apotheken sollte das sein:

• der Inhaber

• und bei Bedarf zusätzlich ein QMB

Die Verantwortung kann nach dem ersten Speichern des Artikels festgelegt oder später angepasst werden.

💡 Achtet darauf, dass immer klar geregelt ist, wer QM-Änderungen freigibt. So bleibt euer Freigabeprozess eindeutig und verlässlich.

Für die Bearbeitung von QM-Artikeln empfehlen wir, nicht mit einzelnen Personen zu arbeiten, sondern mit einer festen Gruppe.

• Ein praktischer Aufbau ist zum Beispiel eine Gruppe QM-Team.

• Dieser Gruppe gebt ihr bei allen QM-Artikeln Schreibzugriff.

• Jeder Mitarbeiter in dieser Gruppe kann dann die QM-Artikel bearbeiten.

Der Vorteil:

• neue QM-Mitarbeiter können schnell ergänzt werden, indem sie nur zur Gruppe hinzugefügt werden

• bestehende Berechtigungen müssen nicht bei jedem Artikel einzeln angepasst werden

• das gesamte QM bleibt einfacher verwaltbar

💡 Wir empfehlen daher, euch im Journal eine feste Gruppe wie QM-Team anzulegen und diese zentral zu verwenden. Mehr Infos: hier klicken >

Gerade bei vielen QM-Artikeln lohnt sich eine saubere Struktur. Wir empfehlen euch dafür die Kombination aus Ordnern und Etiketten.

Ein sinnvoller Start:

• Legt ein Etikett QMS an

• Kennzeichnet alle QM-Artikel mit diesem Etikett

So könnt ihr euch jederzeit alle QM-Dokumente schnell gefiltert anzeigen lassen.

Außerdem könnt ihr jedem QM-Artikel weitere Etiketten zuweisen, die thematisch passend sind – dadurch findet euer Team diese Artikel bei Bedarf schneller.

Auch für Audits und Wiedervorlagen sind Etiketten sehr hilfreich.

Eine gute Methode ist es, zusätzliche Etiketten mit Jahreszahlen anzulegen, zum Beispiel:

• 2026

• 2027

• 2028

Kennzeichnet jeden QM-Artikel direkt bei der Erstellung mit dem Jahr, in dem er das nächste Mal überprüft werden soll. Nach der Prüfung entfernt ihr das alte Jahres-Etikett und ergänzt das nächste. So könnt ihr euch mit einem Klick alle QM-Dokumente anzeigen lassen, die in einem bestimmten Jahr überprüft werden sollen.

Viele QM-Dokumente gehören direkt in den Arbeitsalltag. Darum ist es besonders sinnvoll, QM-Artikel mit Aufgaben zu verknüpfen.

Beispiele:

• Reinigungsaufgabe mit passender Arbeitsanweisung

• Kontrollaufgabe mit verlinktem Formblatt

• wiederkehrende Aufgabe mit Prozessbeschreibung

• Onboarding-Aufgabe mit relevanten QM-Artikeln

Der große Vorteil:

• Euer Team hat die passende Beschreibung immer direkt zur Hand.

• Wird der QM-Artikel aktualisiert, ist automatisch überall die aktuelle Version verknüpft.

So vermeidet ihr veraltete Anhänge und spart euch doppelte Pflege.

Wenn euer QMS von einer externen Person auditiert wird, könnt ihr den Zugriff darauf sauber vorbereiten.

1. Erstellt einen eigenen Beruf „Auditor“

2. Hinterlegt diesen Beruf bei allen QM-Artikeln mit Lesezugriff

3. Ladet den externen Auditor später mit der passenden Rolle ein

So erhält der Auditor gezielt Zugriff auf alle relevanten QM-Dokumente, ohne dass ihr jeden einzelnen Artikel manuell freigeben müsst. Das ist besonders praktisch, wenn externe Prüfungen vorbereitet werden und der Zugriff klar und sauber geregelt sein soll.

Legt möglichst früh fest, wer QM-Änderungen freigibt und wer Inhalte pflegt. So verhindert ihr Unklarheiten im Freigabeprozess.

Vergebt Schreibrechte möglichst an Gruppen wie QM-Team statt an einzelne Mitarbeiter. Das spart später viel Verwaltungsaufwand.

Wenn ihr von Anfang an mit Etiketten wie QMS oder Jahreszahlen arbeitet, bleibt euer System deutlich übersichtlicher.

Vor allem bei Inhalten, die regelmäßig genutzt oder aktualisiert werden, empfehlen wir euch klar den Weg über QM-Artikel. Das spart Zeit, verbessert den Zugriff und macht euer QMS alltagstauglicher.

So wird euer QMS im Alltag wirklich genutzt und nicht nur dokumentiert.

📺 Video Tutorial: Als apocollect Kunde habt ihr Zugriff auf ein ausführliches Video-Tutorial zum apocollect Wiki. Die Informationen dazu habt ihr nach der Anmeldung erhalten. Wenn ihr den Zugang zum Wiki-Tutorial nicht mehr findet, schreibt uns gerne eine E-Mail an support@apocollect.de.

💡 Im Tutorial findet ihr auch PDF-Leitfäden zur Strukturierung des Wikis mit Etiketten und Ordnern.

Freigeben können die verantwortlichen Personen des jeweiligen QM-Artikels, in der Regel also der Inhaber und ggf. ein QMB.

Ja. Mitarbeiter mit Schreibzugriff können Änderungen einarbeiten. Sichtbar für das Team wird die neue Version aber erst nach der Freigabe.

Nur wenn ihr das möchtet oder euer Auditor darauf Wert legt. Technisch unterscheiden sich diese Typen in apocollect nur in der Bezeichnung. Wenn ihr bisher keine solche Trennung nutzt, könnt ihr auch alle Inhalte als QM-Handbuch anlegen.

Weil sich Artikel schneller aktualisieren lassen, besser verknüpft werden können und für euer Team leichter zugänglich sind. Gerade bei häufig genutzten oder regelmäßig angepassten QM-Inhalten ist das deutlich praktischer.

Am besten mit Etiketten, zum Beispiel QMS sowie zusätzlichen Jahreszahlen für die nächste Prüfung.

Ja. Dafür könnt ihr einen eigenen Beruf wie Auditor anlegen und diesen bei den QM-Artikeln mit Lesezugriff hinterlegen.