Einrichtung Mail zu Wikiartikel
Aus einer weitergeleiteten E-Mail kann automatisch ein Wikiartikel erstellt werden. Das ist praktisch, um Informationen dort dauerhaft zu archivieren und für die richtigen Mitarbeiter verfügbar zu machen.
Anwendungsbeispiel: Leitet Neuigkeiten vom Verband oder der Kammer an apocollect weiter und archiviert diese im Wiki.
Einrichtung
Legt eine neue E-Mail-Weiterleitungsregel an in der Administration > Mail@apocollect.
Nr | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
1 | Bezeichnung | Wähle eine eindeutige, interne Bezeichnung für die Weiterleitungsregel. |
2 | Zielmodul | Wähle das Modul „Wiki“ aus. |
3 | Verantwortlich | Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel anschließend verwalten darf. |
4 | Schreibzugriff | Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel anschließend bearbeiten darf. |
5 | Lesezugriff | Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel anschließend sehen darf. Hinweis: Mitarbeiter, die bereits einen Schreibzugriff haben, brauchen beim Lesezugriff nicht erneut ausgewählt zu werden. |
6 | Ordner | Lege einen Ordner fest, in dem die Wikiartikel abgelegt werden sollen. |
7 | Kurzinfo | Die Kurzinfo steht zu Beginn jedes neu erstellten Wiki-Artikels. |
💡 Weise dich als verantwortliche Person zu und wähle niemanden aus bei Schreib- und Lesezugriff, dann hast nur Du Zugriff auf den Wikiartikel.
Weiterleitung
Nach dem Speichern wird für diese Weiterleitung eine eigene E-Mailadresse generiert. Diese kannst du per Klick kopieren.
Anschließend:
Speichere die E-Mailadresse in deinem Adressbuch, z. B. in Outlook oder im Handy - am besten unter der gleichen Bezeichnung, die du auch bei der Einrichtung gewählt hast. Du kannst dann schnell E-Mails an diese Adresse weiterleiten.
Hinterlege diese E-Mailadresse in einer anderen Software, damit Benachrichtigungen dieser Software automatisch ins Wiki umgeleitet werden.
Je nach E-Mailclient kannst Du auch eine automatische Weiterleitungsregel erstellen, z. B. in Outlook: „Leite alle E-Mails mit dem Betreff „Verbandsnews“ automatisch weiter an…“
Der Artikel-Verantwortliche wird über die Glocke benachrichtigt, sobald ein Wiki-Artikel per E-Mail erstellt wurde.
💡 Beachtet unsere allgemeinen Hinweise zur Weiterleitung von Emails: hier klicken >