Einrichtung Mail zu Wikiartikel oder Datei
Aus einer weitergeleiteten E-Mail kann automatisch ein Wikiartikel erstellt werden oder alternativ nur der Dateianhang im Wiki abgelegt werden. Das ist praktisch, um Informationen dort dauerhaft zu archivieren und für die richtigen Mitarbeiter verfügbar zu machen.
Anwendungsbeispiel: Leitet Neuigkeiten vom Verband oder der Kammer an apocollect weiter und archiviert diese im Wiki oder leitet wichtige Rechnungen zur Archivierung an einen Wiki-Ordner weiter.
Einrichtung
Legt eine neue E-Mail-Weiterleitungsregel an in der Administration > Mail@apocollect.
Nr | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
1 | Bezeichnung | Wähle eine eindeutige, interne Bezeichnung für die Weiterleitungsregel. |
2 | Zielmodul | Wähle „Wiki-Artikel“ oder "Wiki-Datei" aus. |
3 | Verantwortlich | Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel / die Datei anschließend verwalten darf. |
4 | Schreibzugriff | Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel / die Datei anschließend bearbeiten darf. |
5 | Lesezugriff | Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel /die Datei anschließend sehen darf. Hinweis: Mitarbeiter, die bereits einen Schreibzugriff haben, brauchen beim Lesezugriff nicht erneut ausgewählt zu werden. |
6 | Ordner | Lege einen Ordner fest, in dem die Wikiartikel /die Dateien abgelegt werden sollen. |
7 | Kurzinfo | Die Kurzinfo steht zu Beginn jedes neu erstellten Wiki-Artikels. |
💡 Weise dich als verantwortliche Person zu und wähle niemanden aus bei Schreib- und Lesezugriff, dann hast nur Du Zugriff auf den Wikiartikel.
Weiterleitung
Nach dem Speichern wird für diese Weiterleitung eine eigene E-Mailadresse generiert. Diese kannst du per Klick kopieren.
Anschließend:
Speichere die E-Mailadresse in deinem Adressbuch, z. B. in Outlook oder im Handy - am besten unter der gleichen Bezeichnung, die du auch bei der Einrichtung gewählt hast. Du kannst dann schnell E-Mails an diese Adresse weiterleiten.
Hinterlege diese E-Mailadresse in einer anderen Software, damit Benachrichtigungen dieser Software automatisch ins Wiki umgeleitet werden.
Je nach E-Mailclient kannst Du auch eine automatische Weiterleitungsregel erstellen, z. B. in Outlook: „Leite alle E-Mails mit dem Betreff „Verbandsnews“ automatisch weiter an…“
Der Artikel-Verantwortliche wird über die Glocke benachrichtigt, sobald ein Wiki-Artikel per E-Mail erstellt wurde.
💡 Beachtet unsere allgemeinen Hinweise zur Weiterleitung von Emails: hier klicken >