🟢 START: Ersteinrichtung der Terminbuchung
In diesem Artikel geben wir euch eine Übersicht über alle Schritte zur Einrichtung der apocollect Terminbuchung. Bitte lest alle Artikel im Hilfebereich aufmerksam durch, bevor ihr startet. Die Einrichtung sollte in der hier beschriebenen Reihenfolge vorgenommen werden.
Phase | Beschreibung |
|---|---|
⚙️ Grundeinstellungen | Hinterlegt zunächst die wichtigsten Einstellungen für eure Apotheke und legt eure Dienstleistungen, Standorte und Buchungsoptionen an. |
🗓️ Terminpläne erstellen | Erstellt anschließend die eigentlichen Buchungspläne, in denen ihr Zeiten, Räume und Zuständigkeiten festlegt. |
💬 Buchungen im Alltag | Verwaltet und organisiert eingehende Terminbuchungen. |
📺 Video zur Terminbuchung:
⚙️ Grundeinstellungen
Bevor ihr den ersten Terminplan anlegt, sollten einige Grundeinstellungen hinterlegt werden. Diese Einstellungen werden in der Administration vorgenommen.
Wir empfehlen, die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge vorzunehmen:
Schritt | Bezeichnung | Beschreibung | Link |
|---|---|---|---|
1️⃣ | Erstkonfiguration der Buchungsseite | Legt die Adresse fest, unter der eure Buchungsseite für Kunden erreichbar sein soll. | |
2️⃣ | Impressum & Datenschutzerklärung hinterlegen | Diese Angaben werden im Fußbereich eurer Buchungsseite verlinkt. | |
3️⃣ | Aktive Standorte wählen | Wählt aus, an welchen Standorten ihr Terminbuchungen anbieten möchtet. | |
4️⃣ | Räume einrichten (optional) | Legt Räume an, um zeitliche Überschneidungen und Doppelbelegungen zu vermeiden. |
🗓️ Terminpläne erstellen
Sobald die Grundeinstellungen abgeschlossen sind, legt ihr zunächst eure Dienstleistungen fest und erstellt dann passende Terminpläne. In diesen Plänen legt ihr fest, welche Leistungen wann und von wem buchbar sind.
Schritt | Bezeichnung | Beschreibung | Link |
|---|---|---|---|
1️⃣ | Dienstleistungen festlegen | Legt die Kategorien fest für die Leistungen, die ihr über die Terminbuchung anbieten möchtet – z. B. Impfungen, pDLs, Gesundheits-Checks oder Beratungen. Diese bilden die Grundlage für alle späteren Terminpläne. | |
2️⃣ | Terminpläne erstellen | Erstellt für jede Dienstleistung einen oder mehrere Terminpläne. Hier legt ihr fest, wann Termine buchbar sind, welche Mitarbeiter zuständig sind und ob Räume berücksichtigt werden sollen. | |
3️⃣ | Gesperrte Zeiten & Feiertage festlegen | Tragt Zeiträume ein, in denen keine Termine gebucht werden können – z. B. wegen Tagen mit hoher Arbeitsbelastung, Inventur oder Feiertagen. apocollect blendet diese Zeiten automatisch aus. |
💬 Buchungen im Alltag
Sind eure Terminpläne eingerichtet und auf der Website veröffentlicht, könnt ihr euch nun um die Bearbeitung und Verwaltung der gebuchten Termine kümmern. apocollect unterstützt euch dabei, eingehende Buchungen effizient zu prüfen, zu bestätigen und etwaige Gespräche sicher zu dokumentieren.
Schritt | Bezeichnung | Beschreibung | Link |
|---|---|---|---|
1️⃣ | Übernahme und Bestätigung gebuchter Termine | Erfahrt, wie ihr neue Buchungen einseht, bearbeitet und bestätigt – inklusive Benachrichtigungen und Statusübersicht. | |
2️⃣ | Sofortbestätigung vs. manuelle Terminbestätigung | Entscheidet, ob Termine automatisch bestätigt werden oder ob ihr sie erst manuell prüfen wollt. | |
3️⃣ | Besprechungs-notizen anfügen | Fügt Terminen interne Notizen hinzu, um Details zur Beratung oder Vorbereitung festzuhalten – nur für euer Team sichtbar. |