Stempelt ein Mitarbeiter über die apocollect Plan App, kann optional der aktuelle Standort des Mitarbeiters erfasst werden. Die Geolocation dient ausschließlich dazu, Stempelzeiten sinnvoll einzuordnen – z. B. bei mobilem Arbeiten, Filialwechseln oder Außenterminen (z. B. beim morgendlichen Messen von Kompressionsstrümpfen oder abendlichen Botenfahrten).

Wichtig: Der Standort wird ausschließlich im Moment des Ein- bzw. Ausstempelns erfasst – es erfolgt kein Dauertracking!

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Das Anfordern der Geolocation setzt ein Stempeln über die apocollect Plan App voraus. Ist diese Option aktiviert, kann als Zusatzeinstellung das Stempeln per Geolocation aktiviert werden.

Die Einstellung kann überall dort vorgenommen werden, wo die Stempelmethoden angepasst werden können:

• Global in der Administration > Einsatzplanung > Zeiterfassung

• Standortbezogen in der Administration > Einsatzplanung > Zeiterfassung > Abschnitt "Standorte"

• Mitarbeiterbezogen in der Personalakte > Zeiterfassung

Die jeweils spezifischere Einstellung überschreibt allgemeinere Vorgaben.

Dazu greift die App im Moment des Ein- und Ausstempelns auf die aktuelle GPS-Position des Handys zu. Der Standort wird in der Regel auf wenige Meter genau erfasst. Die Genauigkeit hängt vom Gerät, der Umgebung und dem GPS-Empfang ab.

Nach dem Aktivieren der Geolocation wird der Mitarbeiter beim ersten Ein- bzw. Ausstempeln vom Handy gefragt, ob die apocollect Plan App auf den Handystandort zugreifen darf. Je nach Betriebssystem hat der Mitarbeiter hier folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Immer

• Ja, beim Verwenden (Empfohlen)

• Jedes Mal fragen

• Nicht erlauben

Da der Standort über die App nur zum Zeitpunkt des Ein- und Ausstempelns erfasst wird, ist die Option "Beim Verwenden" ausreichend. Der Standort wird ausschließlich zusammen mit dem jeweiligen Stempelereignis gespeichert und nicht als Bewegungsprofil oder Verlauf. Eine laufende Aufzeichnung des Standortes erfolgt über die App nicht.

Planer haben anschließend im Stempelmanager die Möglichkeit, den erfassten Standort zu prüfen.

• Öffnet die Einsatzplanung > Zeiterfassung.

• Klickt die gewünschten Stempelzeiten des Mitarbeiters an. Es öffnet sich die Detailansicht der Stempelzeiten.

• Ihr seht rechts die Angabe zur Stempelart. Bewegt eure Maus über die Adresse, um die Position auf einer Karte anzuzeigen.

Die einmalige Erfassung des Standorts beim Ein- oder Ausstempeln ist arbeitsrechtlich und datenschutzrechtlich grundsätzlich zulässig, sofern sie transparent erfolgt, zweckgebunden eingesetzt wird und kein Dauertracking stattfindet. Genau diese Rahmenbedingungen sind entscheidend.

In der Praxis dient die Standortangabe nicht nur organisatorischen Zwecken (z. B. bei mobilem Arbeiten oder Filialwechseln), sondern auch dazu, Stempelzeiten nachvollziehbar einzuordnen und bei Auffälligkeiten sachlich prüfen zu können, ob beispielsweise bereits von unterwegs gestempelt wurde. Dieser Zweck ist legitim, solange die Standortinformation nicht zur dauerhaften Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt wird.

Aus Gründen des Datenschutzes und der Akzeptanz im Team empfehlen wir dennoch, Stempelmethoden ohne Standorterfassung als primäre Variante festzulegen, etwa eine feste Stempelstation im Betrieb. Die Geolocation sollte gezielt und ergänzend eingesetzt werden, beispielsweise für mobile Einsätze oder bei standortübergreifender Arbeit.

Wichtig ist zudem eine klare interne Kommunikation: Mitarbeiter sollten wissen, wann und warum der Standort erfasst wird, dass dies nur punktuell beim Stempeln geschieht und dass keine laufende Überwachung stattfindet. Diese Transparenz ist nicht nur rechtlich relevant, sondern auch entscheidend für Vertrauen und Akzeptanz im Arbeitsalltag.

Wenn der Mitarbeiter sich z. B. länger in einem Parkhaus o. Ä. befindet, und dadurch keine Standortbestimmung möglich ist, kann der Mitarbeiter dennoch ein- bzw. ausstempeln. Die Planer sehen in diesem Fall, dass für den Mitarbeiter ausnahmsweise kein Standort erfasst wurde und können den Mitarbeiter im Bedarfsfall darauf ansprechen, falls es regelmäßig vorkommt.

Beim ersten Stempeln mit Geolocation erfolgt die Abfrage des jeweiligen Handy-Betriebssystems, ob die App auf den Standort des Gerätes zugreifen darf – diese Abfrage kennt ihr sicherlich auch von anderen Apps und ist eine Pflichtvoraussetzung von Apple bzw. Google. Erteilt der Mitarbeiter hier keine Standortfreigabe, kann die Geolocation nicht erfasst werden.

Ob die App auf den aktuellen Handystandort zugreifen darf oder nicht, ist eine Einstellung des Betriebssystems. Der Mitarbeiter kann daher über die Systemeinstellungen des Handys zur jeweiligen App ("apocollect Plan" bzw. "Plan") navigieren und den Standort wieder auf "Bei Verwenden" ändern.

Nein! Der Standort wird nur im Moment des Ein- und Ausstempelns verwendet. Dein Chef kann dich daher weder tracken, wenn du in der App eingestempelt bist, noch an deinen freien Tagen. Du kannst bei der Standortfreigabe des Handys auch die Option aktivieren "Jedes Mal fragen bei Standortzugriff" – dadurch kannst du genau erkennen, dass die App den Standort nur im Moment des Stempelns einmalig abruft.

Nein. Die Plan App fragt nur bei aktiver Geolocation, ob sie auf den Standort zugreifen darf. Ist diese Stempelmethode nicht aktiviert, wird der Standort daher nicht abgefragt.