Mit der Zugriffssteuerung in apocollect legt ihr fest, wer Inhalte sehen, bearbeiten und verwalten darf. Das gilt sowohl für Wiki-Artikel als auch für Dateien.

So stellt ihr sicher, dass:

• jeder Mitarbeiter die relevanten Informationen sieht

• sensible Inhalte geschützt bleiben

• Verantwortlichkeiten klar geregelt sind

In apocollect gibt es drei zentrale Zugriffsebenen. Diese Logik gilt einheitlich für Artikel und Dateien.

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Artikels oder einer Datei legt ihr fest:

• wer den Inhalt sehen darf

• wer ihn bearbeiten darf

💡 Wir empfehlen, möglichst mit Gruppen, Standorten oder Berufsgruppen zu arbeiten statt mit einzelnen Personen. So bleibt die Verwaltung auch bei neuen Mitarbeitern einfach.

Dabei gilt:

• Lesezugriff: nur ansehen

• Schreibzugriff: Inhalte und Anhänge bearbeiten

• Personen ohne Zugriff: sehen den Inhalt nicht

📌 Schreibberechtigte können Inhalte ändern, aber keine Zugriffsrechte verwalten.

Jeder Artikel und jede Datei hat mindestens eine verantwortliche Person. Die Verantwortung ist die höchste Zugriffsebene.

Nur diese Personen dürfen:

• Lesezugriffe ändern

• Schreibzugriffe ändern

• weitere verantwortliche Personen festlegen

• den Artikel löschen

Wenn ihr einen Inhalt bearbeitet und verantwortlich seid, könnt ihr die Verantwortung jederzeit an andere Personen übergeben oder erweitern.

Wenn ein Mitarbeiter die Apotheke verlässt und gelöscht wird, bleibt kein Inhalt ohne verantwortliche Person zurück.

Die Verantwortung wird wie folgt automatisch neu vergeben:

1. Gibt es Personen mit Schreibzugriff, erhält eine davon die Verantwortung (wenn vorhanden ein Admin)

2. Gibt es keine Schreibzugriffe, aber Lesezugriffe, erhält eine dieser Personen die Verantwortung (wenn vorhanden ein Admin)

Die neue verantwortliche Person wird automatisch benachrichtigt. So bleibt jederzeit sichergestellt, dass Inhalte weiterhin verwaltet und angepasst werden können.

Alle Artikel, für die ihr verantwortlich seid, findet ihr in der Seitenleiste im Ordner: „Verantwortlich“

So habt ihr schnell im Blick:

• für welche Inhalte ihr zuständig seid

• wo ihr Berechtigungen anpassen könnt

• welche Artikel gepflegt werden müssen

Ordner helfen euch dabei, Inhalte übersichtlich zu strukturieren. Wichtig ist aber: Ordner und Zugriffsrechte sind voneinander unabhängig.

Das bedeutet:

• Ein Ordner kann sichtbar sein

• Die enthaltenen Artikel oder Dateien aber trotzdem eingeschränkt sein

⚠️ Die Freigabe eines Artikels erfolgt also immer auf Artikelebene. Das verhindert, dass versehentlich vertrauliche Dokumente für die falschen Personen freigegeben werden.

Private Ordner sind nur für euch selbst sichtbar und eignen sich für:

• persönliche Notizen

• Entwürfe

• individuelle Arbeitsbereiche

Andere Mitarbeiter sehen diese Ordner nicht.

Ihr könnt jedoch einzelne Artikel in einem privaten Ordner für andere Mitarbeiter freigeben. In diesem Fall

• sehen diese den Inhalt nicht im Ordner

• erhalten aber Zugriff über:

  • Benachrichtigungen

  • die Suche

  • sowie die Liste „Für mich freigegeben“

💡 Öffentliche Inhalte in privaten Ordnern sollten die Ausnahme bleiben, um die Struktur übersichtlich zu halten.

Öffentliche Ordner sind für das gesamte Team sichtbar und bilden die gemeinsame Struktur eures Wikis.

Wichtig: Die Sichtbarkeit des Ordners bedeutet nicht, dass alle Inhalte darin sichtbar sind, denn jeder Artikel und jede Datei hat eigene Zugriffsrechte. So könnt ihr Inhalte sauber strukturieren und gleichzeitig gezielt freigeben.

⚠️ Erinnerung: Die Freigabe eines Artikels erfolgt also immer auf Artikelebene. Das verhindert, dass versehentlich vertrauliche Dokumente für die falschen Personen freigegeben werden.

Ein gutes Beispiel für das Zusammenspiel von öffentlichen Ordnern und individueller Zugriffssteuerung ist der Ordner „Personal“.

Stellt euch folgende Struktur vor:

• Es gibt einen öffentlichen Ordner „Personal“, den alle Mitarbeiter im Wiki sehen können

• Darin liegt für jeden Mitarbeiter ein eigener Artikel, z. B.:

  • Mitarbeitergespräch Max Mustermann

  • Mitarbeitergespräch Lisa Müller

  • Mitarbeitergespräch Anna Schmidt

Die Zugriffsrechte sind dabei wie folgt gesetzt:

• Der Inhaber / Filialleiter hat Zugriff auf alle Artikel

• Jeder Mitarbeiter hat nur Zugriff auf seinen eigenen Artikel

Das Ergebnis:

👉 Alle sehen den Ordner „Personal“

👉 Jeder sieht darin nur die Artikel, die für ihn freigegeben sind

So könnt ihr zentrale Bereiche transparent strukturieren, ohne vertrauliche Inhalte für alle sichtbar zu machen.

Für eine gute Organisation im Alltag gilt:

• Ordner → sorgen für Übersicht

• Zugriffsrechte → regeln, wer was sehen darf

• Verantwortung → regelt, wer verwaltet

Diese drei Ebenen ergänzen sich und sollten bewusst eingesetzt werden.

Vergebt Zugriffe möglichst an Gruppen oder Standorte, nicht an einzelne Personen. Das spart Zeit bei Personalwechseln.

Legt fest, wer Inhalte verwaltet – besonders bei wichtigen Bereichen wie QMS oder Personal.

Nutzt private Ordner für persönliche Inhalte und öffentliche Ordner für Teamwissen.

Ein sauberer Ordneraufbau hilft – ersetzt aber keine saubere Zugriffssteuerung.

Nein. Das können nur die verantwortlichen Personen.

Das kann nicht passieren. Es gibt immer mindestens eine verantwortliche Person.

Nein. Die Sichtbarkeit hängt immer von den individuellen Zugriffsrechten des Artikels oder der Datei ab.

Ja. Wenn ihr keine Empfänger auswählt oder private Ordner nutzt, sind Inhalte nur für euch sichtbar.

Die Verantwortung wird automatisch neu vergeben, damit Inhalte weiterhin verwaltet werden können.