Wenn ihr viele Inhalte im Bereich Wiki & Dateien auf einmal anpassen möchtet, könnt ihr dafür die Massenmodifikation nutzen. Das spart besonders dann viel Zeit, wenn mehrere Dateien oder Ordner gleichzeitig verschoben, mit Etiketten versehen oder gelöscht werden sollen.

In der Dateiübersicht könnt ihr links über das Checkfeld mehrere Elemente auswählen.

Sobald ihr die erste Datei oder den ersten Ordner markiert, erscheint oben automatisch eine Bearbeitungsleiste mit den verfügbaren Aktionen. Über „Alle markieren“ könnt ihr anschließend alle Inhalte im aktuell geöffneten Ordner gleichzeitig auswählen. „Alle“ bedeutet dabei immer: alle Inhalte in diesem Ordner.

💡 Artikel bzw. Dateien und Ordner können nicht gleichzeitig ausgewählt und gemeinsam bearbeitet werden, da sich die möglichen Optionen unterscheiden.

Wenn ihr mehreren Artikeln oder Dateien dieselben Zugriffsrechte auf einmal zuweisen möchtet, könnt ihr die Funktion „Berechtigungen überschreiben“ nutzen.

Typische Anwendungsfälle:

• ihr möchtet mehrere Inhalte gesammelt für eine neue Gruppe freigeben

• ihr räumt eine Ordnerstruktur neu auf und vereinheitlicht die Zugriffe

• ihr verschiebt Unterlagen in einen neuen Bereich und möchtet dort überall dieselben Berechtigungen setzen

Wichtig dabei ist:

• bestehende Berechtigungen werden vollständig ersetzt

• sie werden NICHT ergänzt

• die bisherigen Berechtigungen können anschließend nicht wiederhergestellt werden

🚨 Wenn ihr also neue Berechtigungen setzt, bleiben nur noch diese neuen Zugriffe bestehen. Prüft diese Aktion deshalb vor dem Speichern sorgfältig – besonders dann, wenn Inhalte bisher für verschiedene Personen oder Gruppen unterschiedlich freigegeben waren.

Etiketten helfen euch dabei, Inhalte themenübergreifend zu organisieren und schnell wiederzufinden. Anders als Ordner bilden sie nicht den Speicherort ab, sondern kennzeichnen, zu welchen Themen oder Einsatzzwecken ein Inhalt zusätzlich gehört.

Mit der Massenmodifikation könnt ihr die Etiketten schnell für mehrere Artikel oder Dateien ergänzen.

Typische Anwendungsfälle:

• ihr möchtet mehrere Inhalte auf einmal fürs #onboarding kennzeichnen

• ihr wollt alle relevanten Unterlagen zusätzlich mit #qms markieren

• ihr verseht ältere Inhalte gesammelt mit #ueberarbeiten

• ihr ergänzt bei mehreren Artikeln gleichzeitig ein Themen-Etikett wie #revision oder #datenschutz

💡 Wenn ihr mehreren Artikeln oder Dateien gleichzeitig Etiketten zuweist, werden diese ergänzt – vorhandene Etiketten bleiben also bestehen, und die neuen Etiketten kommen zusätzlich hinzu. So könnt ihr größere Mengen an Inhalten schnell thematisch kennzeichnen, ohne bestehende Zuordnungen zu verlieren.

Die Massenmodifikation ist besonders hilfreich, wenn ihr:

• mehrere Dateien in einen neuen Ordner verschieben möchtet

• viele Inhalte auf einmal mit einem neuen Etikett versehen wollt

• eine größere Anzahl von Artikeln oder Dateien für eine bestimmte Gruppe freigeben möchtet

• mehrere veraltete Inhalte gesammelt in den Papierkorb legen möchtet

• eine bestehende Ordnerstruktur umorganisiert