Im Bereich Wiki & Dateien könnt ihr Inhalte auf zwei Arten speichern:

als Wiki-Artikel
oder als direkt hochgeladene Datei

Beide Varianten nutzen dieselben Ordner und dieselbe Zugriffssteuerung. Der Unterschied liegt hauptsächlich darin, ob ihr zusätzlich erklärenden Text oder strukturierte Inhalte benötigt.

Artikel vs. Datei

Inhalt	Empfehlung
Wissen, Anleitungen, Prozesse oder Dokumentationen	Artikel erstellen
Reine Dokumente ohne weitere Erklärung (PDF, Rechnung, Vertrag, Excel usw.)	Datei direkt hochladen
Dateien mit zusätzlichem Kontext, Erklärung oder Anleitung	Artikel mit Datei-Anhang

Zugriffssteuerung

Legt fest, wer den Inhalt bzw. die Datei sehen darf und wer bearbeiten darf. Für eine ausführliche Beschreibung: hier klicken >

Zugriff	Bedeutung
Lesezugriff	Inhalt kann gelesen, aber nicht bearbeitet werden
Schreibzugriff	Inhalt und Anhänge können bearbeitet werden
Verantwortung	Inhalte und Anhänge und die Berechtigungen können bearbeitet werden
Keine Auswahl	Inhalt ist nur für euch selbst sichtbar

💡Tipp: Wir empfehlen dringend, bei den meisten Artikeln und Dateien keine Einzelpersonen, sondern Gruppen, Standorte oder Berufsgruppen auszuwählen. Dadurch erhalten automatisch alle Mitarbeiter innerhalb dieser Gruppe Zugriff. Das ist besonders praktisch beim Einstellen neuer Mitarbeiter: Neue Kolleginnen und Kollegen sehen dadurch sofort die für sie relevanten Inhalte, ohne dass ihr einzelne Artikel oder Dateien nachträglich anpassen müsst.

🔔 Beim Speichern werden die ausgewählten Empfänger automatisch über den neuen Artikel oder die neue Datei benachrichtigt.

Ordner

Ihr könnt Dateien und Artikel mit Ordnern strukturieren. So bleibt euer Wiki übersichtlich. Wenn ihr euch im Index bereits innerhalb eines Ordners befindet und hier einen Artikel erstellt oder eine Datei hochladet, wird dieser Ordner automatisch vorausgewählt.

👉 Mehr Infos: hier klicken >

💡 Den Ordner könnt ihr auch später jederzeit ändern, falls ihr Inhalte verschieben möchtet.

Artikelart (nur bei Artikeln)

Wenn ihr einen Artikel erstellt, müsst ihr zusätzlich die passende Artikelart auswählen. Mehr Infos: hier klicken >

Artikelart	Kurzbeschreibung
Notiz	Einfacher Artikel ohne Versionshistorie
Notiz mit Versionshistorie	Mit automatischer Versionsnummer und Archivierung älterer Versionen als PDF
QM-Artikel	Mit Historie und zusätzlichem digitalem Freigabeprozess
Media-Artikel	Für Videos oder Audiodateien mit ergänzendem Beschreibungstext

📌 Die passende Artikelart hängt davon ab, ob euer Inhalt einfach nur aktuell sein soll, ob Änderungen nachvollziehbar bleiben müssen oder ob der Artikel Teil eures QMS ist.

Versionsnummer manuell festlegen (nur bei Artikeln)

Wenn ihr eine Artikelart mit Versionierung auswählt, könnt ihr beim Erstellen optional eine Start-Versionsnummer festlegen.

Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ihr bestehende Dokumente aus einem anderen System übernehmt und die bisherige Versionsnummer weiterführen möchtet.📎 Dateien und Fotos anhängen (nur bei Artikeln)

Zu jedem Wiki-Artikel könnt ihr Dateien, PDFs, Fotos oder Videos hinzufügen. So könnt ihr einen Artikel direkt um passende Unterlagen ergänzen, zum Beispiel:

ein Schulungsskript
ein Hersteller-PDF
ein Formular
Fotos zur Dokumentation
ergänzende Präsentationen
ein Video

💡 Der Vorteil: Euer Team findet Erklärung und Dokument direkt an einem Ort, ohne zwischen mehreren Dateien wechseln zu müssen.

Dateien und Fotos anhängen (nur bei Artikeln)