Manchmal kann ein gebuchter Kundentermin nicht wie geplant stattfinden, zum Beispiel weil der Kunde einen anderen Termin möchte oder der zuständige Mitarbeiter krank wird. In diesem Artikel zeigen wir euch, wie ihr in diesen Fällen am besten vorgeht.

Eine Funktion zum Verschieben gebuchter Termine gibt es nicht. Soll ein Termin verschoben werden, empfehlen wir:

• Sagt den bestehenden Termin über „Termin absagen“ ab.

• Bucht anschließend einen neuen Termin zum gewünschten Zeitpunkt.

💡 Der Kunde wird über die Absage automatisch per E-Mail informiert. Gebt ihm am besten vorher Bescheid, dass ein neuer Termin folgt, damit die Absage-Mail nicht für Verwirrung sorgt.

Über „Termin absagen“ in der Detailansicht des Termins könnt ihr einen gebuchten Termin stornieren.

• Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail über die Absage.

• Der Terminslot ist innerhalb kürzester Zeit wieder auf der Buchungsseite verfügbar und kann von anderen Kunden gebucht werden.

Einen automatischen Hinweis oder eine automatische Absage bei Krankmeldung des zuständigen Mitarbeiters gibt es aktuell nicht. Wir haben uns bewusst dagegen entschieden, da das passende Vorgehen je nach Terminplan sehr unterschiedlich sein kann. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

• Tragt dem Mitarbeiter die Abwesenheit „Krank“ im Einsatzplan ein. Ist der Abgleich mit der Einsatzplanung im Terminplan aktiv, können für den Abwesenheitszeitraum keine neuen Termine mehr bei ihm gebucht werden.

• Prüft anschließend unter Kalender > Team > Kalender ansehen im Mitarbeiterkalender, ob im Krankheitszeitraum bereits Termine gebucht sind.

• Falls ja, könnt ihr dort direkt einen anderen zuständigen Mitarbeiter eintragen.

• Kann kein Kollege den Termin übernehmen, sagt ihn über „Termin absagen“ ab oder kontaktiert den Kunden persönlich.

💡 Wichtig: Die Abwesenheit im Einsatzplan blockiert nur neue Buchungen. Bereits gebuchte Termine bleiben bestehen und müssen von euch geprüft werden.

Nein. Sagt den Termin ab und bucht einen neuen zum gewünschten Zeitpunkt.

Ja, der Kunde erhält automatisch eine E-Mail über die Absage.

Ja. Der Terminslot erscheint innerhalb kürzester Zeit wieder auf der Buchungsseite.

Nein. Die Krankmeldung verhindert nur neue Buchungen falls der Abgleich mit der Einsatzplanung im betreffenden Termin aktiviert ist. Bereits gebuchte Termine prüft ihr selbst und weist sie gegebenenfalls neu zu bzw. sagt sie ab.