Im Bereich Wiki & Dateien könnt ihr euer gesamtes Wissensmanagement in der Apotheke organisieren – von kurzen Notizen über Arbeitsanweisungen bis hin zu vollständigen QM-Dokumenten.

Damit unterschiedliche Arten von Informationen sinnvoll verwaltet werden können, stehen euch verschiedene Artikelarten zur Verfügung.

Eine Notiz ist die einfachste Artikelart. Stellt es euch vor wie ein Word-Dokument, in dem ihr schreiben und alles wieder ändern könnt, ohne irgendwelche weiteren Vorgaben zu beachten.

• Alle Mitarbeiter, die für eine Notiz eine Schreibberechtigung erhalten haben, können die Notiz bearbeiten und speichern, und vorherige Informationen damit schnell aktualisieren.

• Vorherige Versionen dieser Notiz werden nicht archiviert.

Apotheken nutzen Notizen zum Beispiel:

• für einfache Notizen, die früher auf Papier standen

• für Besprechungsprotokolle während Teamsitzungen

• für die kurze Zusammenfassung von Fortbildungen (viele Mitarbeiter schreiben direkt in der Fortbildung mit, hängen anschließend das Skript an und machen das neue Wissen somit fürs ganze Team verfügbar),

• für einfache Bedienungsanleitungen*(z. B. „Kaffeemaschine entkalken“* 🙂*)*

• für Artikelnummern von Büromaterial oder Druckerpatronen

• für Ansprechpartnerlisten von Heimen und Pflegediensten

• für Speisekarten von Essenslieferanten in der Umgebung

• für Entwürfe, die später zu einem strukturierten Artikel ausgebaut werden

• für Retourenregelungen von Herstellern

💡 Alle diese Informationen haben gemeinsam, dass alte Inhalte nicht mehr relevant sind, sobald sie aktualisiert werden. Die vorherige Version kann daher problemlos überschrieben werden.

Eine Notiz mit Versionshistorie funktioniert grundsätzlich wie eine normale Notiz – bietet aber zusätzliche Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Beim Speichern eines Artikels passieren automatisch drei Dinge:

• Zeitreise: Bei jeder Änderung wird die vorherige Version unveränderlich als PDF archiviert. Ihr könnt also jederzeit zu älteren Versionen zurückspringen.

• Versionierung: apocollect erhöht automatisch die Versionsnummer des Artikels. Wenn ihr daraus einen Aushang erstellt, erkennt ihr sofort, ob die gedruckte Version noch aktuell ist.

• Änderungsnotiz: Beim Speichern fragt apocollect, was geändert wurde. Dadurch können alle Mitarbeiter schnell nachvollziehen, welche Anpassungen vorgenommen wurden.

Diese Artikelart eignet sich besonders für Inhalte, bei denen Änderungen nachvollziehbar bleiben sollen:

• Checklisten*(z. B. „Verhalten bei Stromausfall“ oder „Notdienst vorbereiten“)*

• Empfehlungslisten für Beratung im HV*(z. B. „Empfehlungsprodukte bei Halsschmerzen“)*

• Vorlagen für offizielle Schreiben*(z. B. Anschreiben an das Eichamt)*

• Dokumentation von Firmenfahrzeugen

• Unterlagen zu Milchpumpen oder Leihgeräten

• Abläufe zur Abrechnung pharmazeutischer Dienstleistungen

• Bestellzeiten beim Großhandel

• Bestellmengen von Kalendern oder Zeitschriften

💡 Der Vorteil: Alle Mitarbeiter können jederzeit nachvollziehen, was sich wann geändert hat. Gleichzeitig gehen ältere Informationen nicht verloren.

Mit den QM-Artikeln könnt ihr euer Qualitätsmanagementsystem vollständig in apocollect abbilden.

Apotheken berichten dabei von folgenden Vorteilen:

• Das QMS wird einfach zugänglich, schnell aktualisierbar und deutlich besser genutzt, weil es direkt in eure tägliche Arbeitsplattform integriert ist und innerhalb des Aufgabenmanagers direkt verknüpft werden können.

• Zusätzlich können Artikel miteinander verknüpft werden, ähnlich wie bei Wikipedia. Dadurch entsteht ein zusammenhängendes Wissensnetz statt einzelner isolierter Dokumente.

• Wiki-QM-Artikel können dazu in (Serien-) Aufgaben verknüpft werden. Dadurch haben eure Mitarbeiter beim Bearbeiten der Aufgaben die aktuellen Prozesse jederzeit zur Hand. Wird ein Prozess im Wiki geändert, verweist die Aufgabe automatisch auf den aktuellen Prozess.

QM-Artikel verfügen zusätzlich zur Versionierung und den Änderungsnotizen über einen digitalen Freigabeprozess.

In einem QMS gibt es meist eine oder mehrere verantwortliche Personen – häufig den Apothekeninhaber oder einen QM-Beauftragten. Diese Person stellt sicher, dass Änderungen geprüft und freigegeben werden, bevor sie für das gesamte Team gelten.

Dennoch sollte der Apothekeninhaber natürlich nicht die einzige Person sein, die das QMS aktuell hält.

💡 Es ist im Alltag sehr hilfreich, wenn große Teile des Teams Mitarbeiter bei entdeckten Fehlern oder Aktualisierungen schnell Korrekturen einreichen können - hier geht es ja manchmal nur um eine falsche Angabe, eine verdrehte Zahl im Faktor, oder die Aktualisierung einer PZN. Warum sollte nicht derjenige, der den Fehler gerade entdeckt, auch mühelos Änderungen einreichen können?

Der Ablauf:

Ein Mitarbeiter mit Schreibzugriff bearbeitet einen QM-Artikel.

1. Beim Speichern wird die Änderung dokumentiert.

2. Der Artikel landet im digitalen Freigabekorb der verantwortlichen Person.

3. Diese prüft die Änderungen und gibt sie mit einem Klick frei.

4. Erst danach wird die neue Version für das gesamte Team sichtbar.

💡Der Vorteil: Dadurch können verschiedene Mitarbeiter Verbesserungen einreichen, ohne dass unkontrollierte Änderungen im QMS entstehen.

👉 Mehr Infos zum QMS im Wiki: hier klicken >

Mit den verschiedenen Artikelarten könnt ihr unterschiedliche Wissensformen sauber trennen:

• einfache Notizen

• strukturierte Dokumentationen

• versionierte Inhalte

• formale QM-Dokumente

So wird das Wiki & Dateien zum zentralen Wissensspeicher eurer Apotheke.

Und das Beste: Jeder Artikel lässt sich überall in apocollect verlinken – z. B.:

• in Aufgaben

• in Journal-Beiträgen

• in Kalenderterminen

• oder in anderen Wiki-Artikeln

Dadurch entsteht Schritt für Schritt ein vernetzter Wissensraum, in dem Informationen schnell gefunden und im Alltag direkt genutzt werden können.