Wiki-Artikel enthalten oft Informationen, die langfristig gültig sind und im Alltag regelmäßig genutzt werden. Gleichzeitig ergeben sich immer wieder kleinere oder größere Anpassungen – zum Beispiel durch neue Abläufe, aktualisierte Vorgaben oder ergänzende Hinweise. Genau deshalb lassen sich Wiki-Artikel in apocollect jederzeit einfach bearbeiten und aktuell halten, auf Wunsch auch durch das ganze Team.

Voraussetzung dafür ist, dass ihr für den jeweiligen Artikel Schreibzugriff habt.

Um einen bestehenden Artikel zu bearbeiten, öffnet ihr den Artikel und klickt oben in der Titelleiste auf das Bleistift-Symbol.

Anschließend könnt ihr den Artikel an verschiedenen Stellen anpassen, zum Beispiel:

• den Artikeltext überarbeiten

• Anhänge austauschen oder ergänzen

• neue Wiki-Verknüpfungen einfügen

• bestehende Inhalte aktualisieren oder ergänzen

Wenn ihr einen Artikel mit Versionshistorie oder einen QM-Artikel bearbeitet, fragt apocollect euch beim Speichern nach dem Umfang der Änderung.

Damit wird festgelegt, wie sich die Versionsnummer verändert.

💡 Die Versionsnummer ist nach folgendem Schema aufgebaut: x.y.z. Jede dieser Stellen kann auch mehrstellig sein, zum Beispiel: 2.14.12

💡 So erkennt ihr und euer Team schnell, ob es sich nur um eine kleine Korrektur oder um eine inhaltlich relevante Überarbeitung handelt.

Die Versionsnummer kann bei jeder Bearbeitung auch manuell angepasst werden. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn beim vorherigen Speichern versehentlich die falsche Änderungsstufe ausgewählt wurde.

Klickt dazu in der rechten Einstellungsleiste einfach auf die Versionsnummer und passt sie entsprechend an.

Wenn ihr einen QM-Artikel bearbeitet, wird die Änderung nicht sofort für alle sichtbar. Stattdessen muss die neue Version zunächst von der verantwortlichen Person freigegeben werden.

Bis zu dieser Freigabe gilt:

• Das Team sieht weiterhin die bisherige freigegebene Version

• Gleichzeitig erscheint bereits ein Hinweis, dass in Kürze eine neue Version veröffentlicht wird

Das ist wichtig, damit Änderungen im QMS geprüft werden können, bevor sie verbindlich für das gesamte Team gelten.

Weitere Informationen zu QM-Dokumenten im Wiki findet ihr hier >

Wenn ihr nicht den gesamten Artikel bearbeiten möchtet, sondern nur einzelne Eigenschaften anpassen wollt – zum Beispiel den Ordner, die Etiketten oder die Zugriffsberechtigungen – könnt ihr das direkt in der rechten Seitenleiste erledigen.

Klickt dazu einfach beim jeweiligen Bereich auf das Bleistift-Symbol und nehmt die gewünschte Änderung vor. So könnt ihr gezielt einzelne Einstellungen anpassen, ohne den kompletten Artikel bearbeiten zu müssen.

Das ist besonders praktisch für schnelle Änderungen im Alltag, z. B. wenn:

• ein Artikel in einen anderen Ordner verschoben werden soll

• neue Mitarbeiter Zugriff erhalten sollen

• bestehende Berechtigungen angepasst werden müssen

• Etiketten ergänzt oder geändert werden

So spart ihr Zeit und haltet eure Inhalte trotzdem jederzeit aktuell.

Nein. Ihr könnt einen Artikel nur bearbeiten, wenn ihr dafür Schreibzugriff habt.

Änderungen an QM-Artikeln müssen zuerst von der verantwortlichen Person freigegeben werden. Bis dahin sieht das Team weiterhin die vorherige freigegebene Version.

Ja. Ihr könnt die Versionsnummer manuell anpassen, wenn beim Speichern versehentlich die falsche Änderungsstufe gewählt wurde.

Das können nur die verantwortlichen Personen des jeweiligen Artikels.

Dann wird die Verantwortung automatisch neu vergeben, damit der Artikel weiterhin verwaltet werden kann.