🟢 START: Ersteinrichtung der Einsatzplanung
In diesem Artikel geben wir euch eine Übersicht über alle Schritte zur Einrichtung der apocollect Einsatzplanung. Bitte lest alle Artikel im Hilfebereich aufmerksam durch, bevor ihr mit der Planung startet. Die Einrichtung sollte in der hier beschriebenen Reihenfolge vorgenommen werden.
Die Ersteinrichtung verläuft in 3 Phasen:
Phase | Beschreibung |
|---|---|
⚙️ Grundeinstellungen | Hinterlegt zunächst einige Einstellungen für eure Apotheke und die Berechnungen. |
👤 Personalakte | Tragt anschließend die Arbeitsdaten pro Mitarbeiter ein. |
🗓️ Planung | Mit der Detailplanung erstellt ihr die fertigen Wochenpläne von Woche zu Woche. |
Im Video Von 0 auf 100 richten wir die komplette Einsatzplanung für eine fiktive Apotheke ein. Schaut uns dabei gerne über die Schulter - entweder ganz, oder wählt im Video ein Kapitel:
Sollte eine Frage ungeklärt bleiben, schickt diese bitte per E-Mail an support@apocollect.de oder bucht eine persönliche Online-Schulung (mehr Infos).
⚙️ Grundeinstellungen
Als Erstes solltet ihr einige Grundeinstellungen für eure Apotheke und die Berechnungen treffen, und zwar bevor ihr die ersten Arbeitszeiten plant. Diese Einstellungen müssen anschließend nicht (oder nur selten) wieder geändert werden.
Die Grundeinstellungen werden in der Administration eingetragen.
Logge Dich an einem Computer bei apocollect ein.
Klicke in der Titelleiste auf dein Profilbild und wähle Administration.
Wir empfehlen, die Grundeinstellungen in folgender Reihenfolge vorzunehmen. Über den Link gelangt ihr direkt zur ausführlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
Schritt | Bezeichnung | Link |
|---|---|---|
1️⃣ | Standorte anlegen | |
2️⃣ | Optional: Abteilungen anlegen | |
3️⃣ | Mitarbeiter hinzufügen | |
4️⃣ | Tätigkeiten und Kennzeichnungen anpassen | |
5️⃣ | Einstellungen für Urlaube hinterlegen | |
6️⃣ | Einstellungen für Feiertage + Krankheiten hinterlegen | |
7️⃣ | Optional: Berechtigungen an weitere Planer vergeben |
👤 Einstellungen pro Mitarbeiter
Nachdem ihr eure Mitarbeiter in apocollect hinzugefügt und eure Grundeinstellungen getroffen habt, könnt ihr nun die wichtigsten Arbeitsdaten für jeden Mitarbeiter eintragen.
💡 Ihr könnt auch weitere Mitarbeiter zu Planern ernennen, damit diese euch bei der Einsatzplanung und dem Eintragen der Arbeitsdaten unterstützen können. Die Berechtigung zum Planen wird in der Personalakte verteilt: mehr Infos >
Diese Arbeitsdaten der Mitarbeiter werden in der Personalakte des Mitarbeiters eingetragen.
Logge Dich an einem Computer bei apocollect ein.
Klicke links in der blauen Leiste auf das Icon Personalakte.
Für jeden Mitarbeiter werden die folgenden Einstellungen benötigt:
Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
Schritt | Bezeichnung | Erläuterung | Link |
|---|---|---|---|
1️⃣ | Sollzeit | Angabe der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit des Mitarbeiters | |
2️⃣ | Standardplan | Eintragen der standardmäßigen Arbeitszeiten des Mitarbeiters als Vorlage für die Wochenplanung | |
3️⃣ | Vorhandene Überstunden eintragen | Übertragung der vorhandenen Überstunden des Mitarbeiters aus der bisherigen Planung im Stundenkonto > Korrektur + | |
4️⃣ | Jahresurlaubsanspruch eintragen | Angabe des Jahresurlaubes im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen. Der Jahresurlaub wird ab dem Folgejahr automatisch gutgeschrieben. | |
5️⃣ | Resturlaub eintragen | Übertragung von Resturlaub des Mitarbeiters aus der bisherigen Planung im Urlaubskonto > Korrektur + | |
6️⃣ | Genehmigte Urlaube eintragen | Tragt Urlaube für dieses Jahr, die bereits genehmigt wurden, für den Mitarbeiter im Einsatzplaner ein. |
💡 Der Menüpunkt Vertragsdaten in der Personalakte ist optional und hat keine Auswirkung auf die Einsatzplanung. Mehr Infos >
📌 Arbeitshilfen zum Download
Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
Bezeichnung | Erläuterung | Link |
|---|---|---|
Checkliste für das Eintragen der Mitarbeiterdaten | Alle Einrichtungsschritte, die ihr für eure Mitarbeiter vornehmt. Legt euch die Checkliste neben den Computer und hakt jeden Schritt pro Mitarbeiter ab, damit ihr nichts vergesst. | |
Zusammenstellung der wichtigsten Daten aus eurer bisherigen Planung. | Wenn ihr bislang ohne Software plant, kann es hilfreich sein, dass ihr euch vorab alle benötigten Daten zusammenstellt. Ihr braucht dann anschließend beim Übertragen nicht zu unterbrechen. Wir haben dazu ein Formular für euch vorbereitet, auf dem ihr die benötigen Daten pro Mitarbeiter ausfüllt. Natürlich könnt ihr das Formular auch vom Mitarbeiter selbst ausfüllen lassen. |
🗓️ Wöchentliche Planung
Nachdem ihr die Grundeinstellungen getroffen und die wichtigsten Daten für jeden Mitarbeiter hinterlegt habt, ist die Ersteinrichtung abgeschlossen. 🎉
Ihr könnt nun mit der wöchentlichen Detailplanung beginnen, um die fertigen Wochenpläne zu erstellen und zu veröffentlichen. Wir haben euch hier die Hilfeartikel für die alltägliche Einsatzplanung zusammengestellt.
Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
Bezeichnung | Erläuterung | Link |
|---|---|---|
Die Planeransicht | Die Planeransicht ist der zentrale Ort, an dem ihr Arbeitspläne für die gesamte Apotheke einsehen und bearbeiten könnt | |
Planung von Schichten | Eintragen von Arbeitszeiten, die vom Standardplan des Mitarbeiters abweichen | |
Planung von Abwesenheiten | Eintragen von Fehlzeiten, wie Urlaub, Krankheit und Überstundenausgleich | |
Freigeben der Arbeitspläne | Mit der Freigabe wird der Plan fürs Team veröffentlicht. | |
Mitarbeiteranträge | Stellen und Genehmigen von Mitarbeiteranträgen |
Informationen für euer Team
Eure Mitarbeiter können über die apocollect Plan App sowie über den Internetbrowser (an PC + Tablet) auf den Arbeitsplan zugreifen. Alle Infos für Mitarbeiter haben wir dazu im folgenden Artikel zusammengestellt: hier klicken >
📚 Persönliche Schulung
Ihr habt die Hilfeartikel gelesen und unser Einrichtungsvideo geschaut, aber ihr habt weiterhin einige individuelle Fragen?
In diesem Fall könnt ihr gerne bei uns eine persönliche Online-Schulung buchen. In der Schulung steht euch bis zu 90 Minuten ein Mitarbeiter aus unserem Support-Team am Telefon und per Fernwartung zur Verfügung. Gemeinsam könnt ihr alle Fragen klären und die Einstellungen + Ersteinrichtung gemeinsam vornehmen.
Dauer: bis zu 90 Minuten
Kosten: 299 € zzgl. MwSt.
Ablauf: Telefonisch + per Fernwartung (Teamviewer)
📌 Seht Euch auch unsere Onlinetour zum Einsatzplaner an: Mehr erfahren >