Mit Wiki & Dateien baut ihr euch in apocollect eine zentrale Wissens- und Dokumentenbasis für eure Apotheke auf. Hier könnt ihr Artikel erstellen, Wissen strukturieren und zusätzlich Dateien direkt hochladen und archivieren – alles an einem Ort und für das gesamte Team zugänglich.

So entsteht Schritt für Schritt euer eigenes Apotheken-Wikipedia, ergänzt um eine strukturierte Dokumentenablage für wichtige Unterlagen. Inhalte lassen sich gemeinsam bearbeiten, miteinander verknüpfen und auch direkt in Journal-Beiträgen referenzieren. Dadurch entsteht ein lebendiger Wissensspeicher für eure Apotheke – jederzeit griffbereit, sogar in der App.

💡Der Bereich Wiki & Dateien eignet sich für alles, was langfristig wichtig ist, dokumentiert werden muss oder regelmäßig nachgeschlagen wird.

Artikel und Dateien an einem Ort

Anders als ein klassisches Wiki könnt ihr hier nicht nur Artikel schreiben, sondern auch Dateien direkt hochladen und ablegen.

Wiki-Artikel eignen sich für Wissen, Abläufe und Anleitungen
Dateien eignen sich für Dokumente, Unterlagen oder externe Inhalte

Beispiele

Wiki-Artikel	Dateien
QMS-Artikel (inkl. digitalem Freigabeprozess)	Rechnungen und Angebote
Interne Arbeitsanweisungen für HV und Backoffice	Checklisten, Leitfäden und E-Books im PDF-Format
Onboarding-Leitfaden für neue Mitarbeiter	Schulungsunterlagen oder Fortbildungsfolien
Leitfaden für Beratung bei verschiedenen Indikationen	Eingescannte Zeitschriftenartikel oder Fachinformationen
Beratungsleitfaden für Laientests (z. B. CRP, Vitamin D)	Marketingmaterialien
Anleitung & Tipps für Rezeptur-Herstellung bestimmter Standardrezepturen	Protokolle, z. B. aus der Rezeptur oder Wartungsprotokolle für Geräte
Ablauf für Retouren beim Großhandel inkl. individueller Retourenquote	Liefer- und Konditionsvereinbarungen mit Industriepartnern
Anleitung zur Nutzung interner Geräte (z. B. EC-Terminal)	Fotos von Geräten, Umbauten oder Dokumentationen
Verhalten bei Stromausfall oder Systemausfall	Versicherungsbescheinigungen
Verhalten & Sofortmaßnahmen bei Kassennachschau durch Finanzbeamte	Mietverträge und Verträge mit Dienstleistern und Lieferantenverträge
Liste wichtiger Ansprechpartner (Ärzte, Pflegedienste, Dienstleister)	Kataloge und Preislisten von Lieferanten (z. B. Wepa Katalog)
Übersicht der Arztpraxen in der Umgebung und deren Ansprechpartner und Urlaubszeiten	Wichtige Exceltabellen
Planung & Protokolle von Teammeetings	Powerpoints für interne Schulungen oder Vorträge in Altenheimen
Marketingideen und Planung für Aktionen im HV	Druckvorlagen für Briefpapier, Visitenkarten und sonstige Geschäftsausstattungen
Ablauf: Notdienst vorbereiten und durchführen	Grundrisse und Pläne der Apotheke
Absprachen mit Pflegediensten (Belieferungsplan usw.)	Arbeitsverträge der Mitarbeiter
Notizen zu Gesprächen mit dem Großhandel, Außendienstlern, Ärzten usw.	Ablage der Verbands- und Kammerrundschreiben
Adresslisten für Weihnachtskarten und Bestellmengen der Kalenderzugaben	Wiederverwendbare Abbildungen für Social Media

Der Vorteil: Alle wichtigen Informationen und Dokumente bleiben zentral auffindbar – statt verteilt auf verschiedenen Computern, in E-Mails oder verteilen Softwaretools.

💡Besonders praktisch ist das, wenn mehrere Personen auf dieselben Dokumente zugreifen müssen oder Informationen langfristig archiviert werden sollen.

Warum nicht einfach Word-Dokumente?

Isolierte Dokumente, die ihr mit Textverarbeitungen wie Microsoft Word erstellt, werden oft nur selten wieder geöffnet und fast nie gemeinsam gepflegt.

Mit Wiki & Dateien löst ihr genau dieses Problem:

Inhalte können gemeinsam und ganz einfach bearbeitet werden
Wissen bleibt zentral auffindbar
Artikel lassen sich miteinander verknüpfen
Dokumente und Wissen liegen nicht mehr verteilt

So entsteht nach und nach ein lebendiger Wissensspeicher für eure Apotheke, statt einer Sammlung einzelner Dateien.

Tipps zur optimalen Anwendung

Euer QMS im Wiki

Viele Apotheken pflegen ihr gesamtes QM-System im Wiki, da es eurem Team dann jederzeit niedrigschwellig zur Verfügung steht – an jedem PC, mit dem bekannten apocollect-Login und auch in der App.

Wenn ihr einen Artikel mit der Artikelart „QM“ erstellt, profitiert ihr zusätzlich von:

einem digitalen Freigabeprozess
einer automatischen Versionierung
einer Artikelhistorie mit Update-Bemerkungen

Damit eignet sich das Wiki hervorragend für QM-Dokumente, Arbeitsanweisungen oder Prozessbeschreibungen. Durch die tiefe Integration in apocollect, wo euer Team ohnehin täglich aktiv ist, wird das QMS damit endlich Teil des Alltags und wird aktiv genutzt.

Falls ihr euch zertifizieren lasst, könnt ihr QM-Artikel für Auditoren freischalten. Dadurch können die Auditoren euer QM einsehen und überprüfen, ohne dass ihr es exportieren müsst.

👉 Mehr Infos: hier klicken >

Inhalte direkt aus E-Mails archivieren

Viele wichtige Dokumente kommen im Apothekenalltag per E-Mail – zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Rundschreiben oder Schulungsunterlagen.

Mit dem optionalen Add-on Mail@apocollect könnt ihr E-Mails oder Dateianhänge direkt an euer Wiki weiterleiten. So lassen sich Inhalte aus eurem E-Mail-Postfach schnell und strukturiert in apocollect archivieren.

Das ist besonders praktisch für:

Rechnungen und Angebote von Lieferanten
Rundschreiben von Kammer oder Verband
Verträge und Vereinbarungen
Schulungsunterlagen oder Präsentationen

Mehr Infos: hier klicken >

Wiki-Artikel im Journal oder in Aufgaben verlinken

Wiki-Artikel lassen sich direkt im Journal oder in Aufgaben verlinken. Gebt dazu im Text – wo ihr auf den Wikiartikel verlinken möchtet – einfach ein @-Zeichen ein und tippt die ersten Buchstaben des gewünschten Artikels.

So könnt ihr:

bei aktuellen Fragen und Themen direkt auf den passenden Wiki- oder QM-Artikel verweisen
Hintergrundinformationen verlinken, statt Inhalte immer wieder neu zu erklären
Änderungen gemeinsam diskutieren
Feedback einholen
das Lesen per Ankündigung bestätigen lassen

Das ist besonders praktisch, wenn sich Arbeitsanweisungen ändern, neue Prozesse eingeführt werden oder im Alltag schnell Klarheit gebraucht wird.

Der große Vorteil: Euer Wiki wird dadurch immer mehr zum “Single Point of Truth“ für eure Apotheke. Statt Wissen an mehreren Stellen doppelt zu pflegen oder Antworten immer wieder neu in Chat, Journal oder mündlich zu geben, verweist ihr einfach auf den zentralen Artikel.

💡Ändert sich eine Prozessbeschreibung im Wiki, verweist die verknüpfte Aufgabe oder der Journalbeitrag automatisch auf die aktuellste Version – so braucht ihr eine Info nur an einer Stelle zu ändern, und aktualisiert damit euer gesamtes System.

Dadurch schafft ihr:

mehr Einheitlichkeit in euren Abläufen
weniger Missverständnisse im Team
weniger doppelte Erklärungen
schnelleren Zugriff auf verlässliche Informationen
mehr Zeitersparnis im stressigen Apothekenalltag

Gerade bei QM-Inhalten, Arbeitsanweisungen oder wiederkehrenden Rückfragen ist das Gold wert.

Mehr Infos zu den WikiLinks findet ihr in diesem Hilfeartikel: hier klicken >

Einsatzmöglichkeiten von Wiki & Dateien