Wir arbeiten jeden Tag daran, apocollect noch besser zu machen. Dieser Artikel wird laufend aktualisiert und listet neue Updates chronologisch auf.

Wir haben den Chat in apocollect umfassend überarbeitet und mit zahlreichen neuen Funktionen ausgestattet, die euch ein noch besseres Arbeiten im Team ermöglichen.

📺 Im Video: Wir haben ein kurzes Video (6 Min) erstellt mit einer Übersicht über alle wichtigen Funktionen: hier klicken >

📱 Um die neuen Funktionen auch in der App nutzen zu können, installiert das aktuelle App-Update:

• Apple iPhone: hier klicken >

• Android im Google Play Store: hier klicken > ⠀

Wir haben den Hilfebereich zu Journal & Chat ebenfalls komplett überarbeitet. Klickt daher auf die Funktionen in der Tabelle, um mehr darüber zu erfahren.

Für einige Terminpläne ist ein wiederkehrender Rhythmus nicht ideal – zum Beispiel, wenn ihr Termine nur an bestimmten Tagen oder Uhrzeiten anbieten möchtet.

Ab sofort könnt ihr dafür manuelle Verfügbarkeiten festlegen – ganz ohne festen Rhythmus.

Schaltet dazu beim Bearbeiten des Terminplans einfach auf „Manuell“ um und tragt die gewünschten Tage und Uhrzeiten ein. Ihr könnt bis zu 30 individuelle Zeiträume erstellen.

💡 Auch bei manuellen Verfügbarkeiten berücksichtigt apocollect automatisch alle Kalender-Einträge und Raumbelegungen – so bleibt eure Planung immer fehlerfrei.

Mit den Räumen könnt ihr eure Terminpläne jetzt noch genauer steuern.

apocollect kann zukünftig prüfen, ob ein passender Raum für den Termin frei ist, und blendet belegte Zeiträume automatisch online aus. So verhindert ihr Überschneidungen und stellt sicher, dass kein Raum doppelt belegt wird – egal ob Beratungszimmer, Impfkabine oder auch die Offizin.

• Legt dazu eure verfügbaren Räume an in der Administration > Terminbuchung > Räume.

• Bearbeitet anschließend eure Terminpläne und ordnet ihnen einen oder mehrere Räume zu. Wenn mehrere Räume ausgewählt sind, wählt apocollect bei jeder Buchung automatisch einen freien Raum aus.

Mehr Infos zu den Räumen in der Terminbuchung: hier klicken >

📺 Schaut euch unser Video zur Terminbuchung an: Hier klicken >

• Terminbuchung: Das Zuweisen von Mitarbeitern zu gebuchten Terminen ist nun noch einfacher. Wählt den passenden Mitarbeiter einfach über ein Dropdown-Menü aus.

• Einsatzplanung: Ganztägige Fortbildungen werden jetzt – wie Urlaube – bereits im nicht freigegebenen Plan angezeigt. So können Mitarbeiter diese Termine bei ihrer eigenen Urlaubsplanung frühzeitig berücksichtigen.

Vor zwei Wochen haben wir die neue Terminbuchung in apocollect vorgestellt – und euer Feedback war großartig! Viele von euch sind direkt gestartet, und auch wir haben in der Zwischenzeit weitere Verbesserungen eingebaut, die eure Abläufe noch reibungsloser machen:

• Telefonnummer-Abfrage: Ab sofort könnt ihr auch die Telefonnummer der Kunden erfassen – optional oder als Pflichtfeld, je nachdem, was ihr für den Termin braucht. Aktiviert dazu einfach das Telefonnummer-Icon in der Terminplan-Konfiguration.

• Kontaktdaten im Termin: Die Telefonnummer erscheint jetzt direkt neben der E-Mail-Adresse in den Termindetails. Damit habt ihr alle Kontaktdaten sofort im Blick, wenn ihr vor dem Termin noch Rückfragen habt.

• Kommentare für Kundentermine: Kundentermine können jetzt problemlos kommentiert werden – ideal, um interne Hinweise oder Zusatzinfos direkt am Termin zu speichern. Übernimmt ein Mitarbeiter einen angefragten Termin, erstellt das System automatisch einen Kommentar. So seht ihr jederzeit, wer wann zugesagt hat.

• Antwort-E-Mailadresse hinterlegen: Für jeden Terminplan lässt sich jetzt eine eigene Apotheken-E-Mailadresse hinterlegen. Antworten von Kunden auf Buchungsbestätigungen werden dann an diese Adresse gesendet. Außerdem könnt ihr euch eine Kopie der Terminbestätigung zuschicken lassen – als zusätzliche Benachrichtigung für euer Team.

• Preis-Hinweis bei kostenpflichtigen Terminen: Habt ihr im Terminplan eine Kostenangabe hinterlegt, wird der Kunde im Buchungsabschluss deutlicher darauf hingewiesen: Ein roter Banner zeigt den Preis noch einmal prominent an, und der Bestätigungsbutton ändert sich auf „Kostenpflichtig buchen“.

Mit diesen Updates wird die Terminbuchung noch praxisnäher 🙏

💡 Wie geht’s weiter? In Kürze folgt eine Raumverwaltung, damit nicht mehrere Termine gleichzeitig gebucht werden, für die am Ende kein Raum frei ist. Dazu erweitern wir die Terminbuchung aktuell um frei planbare Terminpläne ohne festen Rhythmus – und natürlich kommt auch der Verfügbarkeitsabgleich mit der Einsatzplanung.

📺 Habt ihr euch schon das Übersichtsvideo zur Terminbuchung angesehen? Hier klicken >

Terminbuchungen nur saisonal für Impfaktionen? Das ist verschenktes Potential. Apotheken leisten schließlich viel mehr – nur bekommen es die meisten Kunden bisher gar nicht mit.

Mit den neuen apocollect Terminbuchungen macht ihr ab sofort sichtbar, was ihr täglich leistet – von pDLs über Beratungsangebote, das Anmessen von Kompressionsstrümpfen bis hin zu Aktionstagen.

Und das direkt in apocollect – ohne externe Tools und ohne doppelten Pflegeaufwand. Termine lassen sich einfach und effizient organisieren, im ganzen Team verteilen und zentral verwalten. So entsteht automatisch mehr Struktur im Alltag.

Die Einrichtung? So einfach wie das Erstellen eines ganz normalen Kalendereintrags.

Wir sagen: Eine moderne Terminbuchung gehört in jede moderne Apotheke. Darum bekommt ihr sie bei uns zu einem fairen Preis:

• Nur 228 € im Jahresabo (entspricht 19 €/Monat)

• Für unbegrenzt viele Dienstleistungen

• Keine Zusatzkosten für gebuchte Termine

• Keine Einrichtungsgebühren

• Keine Zusatzkosten für Filialen – der Preis gilt wie immer für euren gesamten Verbund

👉 Mehr Infos und eine kurze Produkttour findet ihr hier >

Ihr könnt die Terminbuchungen nicht nur für Kundentermine nutzen, sondern auch für eure eigene Arbeitsorganisation.

* Der Verfügbarkeitsabgleich mit der Einsatzplanung ist in Kürze verfügbar. Nur in Kombination mit der apocollect Einsatzplanung).

Gleichzeitig gibt es Updates für den Kalender für euch alle:

👉 Mehr Infos und eine kurze Produkttour zu den Terminbuchungen findet ihr hier >

Installiert euch das neue Update der apocollect Plan App mit Optimierungen zum Einsatzplan und einem neuen Offline- und QR-Code-Modus fürs Stempeln.

Mitarbeiter können nun auch dann ein- oder ausstempeln, wenn sie gerade keine Internetverbindung haben.

Die Synchronisierung erfolgt, sobald die App anschließend einmal mit bestehender Internetverbindung gestartet wird.

Für Apotheken mit der 360-Vollversion, die das Dashboard nutzen, können nun eine weitere Stempelmöglichkeit nutzen. Mit dem QR-Code Stempeln habt ihr eine einfache Möglichkeit, über eure bestehenden Dashboards zu stempeln.

Aktiviert dazu das "Stempeln per QR-Code" für die Zeiterfassung, entweder global, nur für einzelne Standorte oder auch nur einzelne Mitarbeiter.

Anschließend aktiviert ihr diese Stempelmethode auch in den Einstellungen des Dashboards, über das gestempelt werden soll.

• Wenn aktiv, wird auf dem Dashboard ein kleiner QR-Code angezeigt.

• Mitarbeiter können diesen QR-Code mit ihrer Plan App scannen, um sich ein- oder auszuloggen.

• Der QR-Code aktualisiert sich minütlich, sodass sichergestellt werden kann, das der Mitarbeiter sich beim Stempeln auch vor Ort befindet.

• Manuell bearbeitete Schichten, die von eurem Standardplan abweichen, werden in eurem Arbeitsplan nun auch in der App mit der grauen Ecke gekennzeichnet.

• Sucht im Teamplan nach anderen Mitarbeitern, um zu sehen, wann eine Kollegin vor Ort ist. Klickt dazu in der Filialübersicht auf die Lupe oder im Teamplan auf das 3-Punkte-Menü (oben rechts).

• Seht euch jetzt auch die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter des Filialverbundes auf einen Blick an über Teamplan > Alle Standorte - unterteilt nach Beruf. So habt ihr schnell eine Übersicht, wer bereits arbeitet und wer bei Bedarf noch einspringen kann.

• Blendet im Teamplan abwesende Mitarbeiter ein oder aus - das geht oben rechts über das 3-Punkte-Menü, je nach gewünschter Ansicht.

Eure Mitarbeiter können AMK-News ab sofort auch in der App bestätigen. So landen Rote-Hand-Briefe und Neuigkeiten noch schneller dort, wo sie hingehören: Direkt im Team - gemeinsam mit allen anderen wichtigen Infos.

• Bei neuen Meldungen wird euer Team über die Glocke benachrichtigt → kann Info + Anhang lesen → und dann per Klick bestätigen.

• Mitarbeiter, die noch nicht bestätigt haben, werden täglich daran erinnert.

• Alle bisherigen Infos findet ihr außerdem im „Journal > Menü > AMK-News“, genauso wie im Browser.

👉 Ihr empfangt die AMK-News noch nicht in apocollect? Mehr Infos und die FAQ (ganz unten): hier klicken >

Auch bei den Aufgaben hat es in der App ein größeres Update gegeben mit optimierten Listenansichten und nun allen Funktionen bei der Erstellung, die ihr auch im Browser nutzt.

Mittlerweile nutzen über 40.000 Mitarbeiter apocollect und vereinfachen damit ihren Apothekenalltag. ❤️ Dabei arbeiten wir jeden Tag daran, apocollect noch etwas besser zu machen.

Heute gibts ein paar kleinere Verbesserungen für die Aufgaben und die AMK-News. Danke für euer Feedback!

• Für AMK-Rückrufe kann nun in der Administration der Mitarbeiter festgelegt werden, der als Ersteller der Aufgaben gilt.

Ihr empfangt die AMK-News noch nicht in apocollect? Dann jetzt aktivieren: mehr Infos >

In Kürze findet ihr die AMK-News auch direkt in der apocollect App - ein paar Tage Geduld noch ✌️

• Anhänge lassen sich nun per Copy & Paste einfügen im Beschreibungstext - drückt einfach STRG+V, während ihr den Beschreibungstext schreibt und die Datei wird aus der Zwischenablage direkt an die Aufgabe angehängt.

• [🧰 Fix] Reihenfolge der Teilaufgaben kann bei Serienaufgaben nun dauerhaft angepasst werden: Einfach „Aufgabenserie bearbeiten“ wählen, Reihenfolge anpassen, speichern - und es wird in allen Wiederholungen wieder korrekt beibehalten.

• [🧰 Fix] Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum („Jederzeit“) sind nun immer korrekt zu finden in den jeweiligen Listen.

• In der Detailansicht steht beim Datum nun auch die Jahreszahl.

• Anhänge: Es sind nun Anhänge bis zu 25 MB möglich (bislang 10 MB).

• Zustellrate: Durch Umzug auf einen eigenen, optimierten Mail-Server wird die Zustellung von weitergeleiteten E-Mails weiter verbessert.

• Automatisierung: Die Einrichtung und Zustellung von automatisiert weitergeleiteten E-Mails ist nun bei allen E-Mail-Diensten möglich, da die Bestätigungsmails nun ebenfalls erfolgreich zugestellt werden.

Mit der neuen Funktion Mail@apocollect könnt ihr euch E-Mails direkt an apocollect weiterleiten und daraus automatisch Beiträge, Aufgaben oder Wiki-Artikel erstellen lassen - ganz nach euren Vorgaben.

Mehr Infos findet ihr hier >

Anwendungsbeispiele:

• Leitet Neuigkeiten vom Verband oder der Kammer an apocollect weiter und archiviert diese im Wiki.

• Lasst bei einer neuen Google-Bewertung automatisch eine Aufgabe erstellen für euer Team.

• Lasst aus E-Mail-Bestellhinweisen aus eurem Onlineshop eine Aufgabe erstellen.

• Lasst aus Benachrichtigungen von eurem DMS Ankündigungen erstellen für bestimmte Mitarbeiter.

• Leitet unterwegs eine Mail an apocollect weiter, um euch daraus eine Aufgabe zu erstellen oder um euch eine Idee zu merken.

Die Kosten liegen bei nur 12 € monatlich. Der Preis gilt für eure gesamte Apotheke, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter oder Filialen. Das Add-on kann wie gewohnt über die Administration > Buchung und Rechnungen aktiviert werden.

Mehr Infos findet ihr hier >

Voraussetzung für die Nutzung ist ein aktives Abo der apocollect Pro- oder 360-Version.

Wenn ihr in der Einsatzplanung die neuen Abteilungen nutzt, aber keine zusätzliche Abtrennung pro Abteilung aktiviert habt, werden die Schichten jetzt nicht mehr transparent, sondern in der jeweiligen Vollfarbe dargestellt.

Diese Berechtigung ist für Filialverbünde geeignet, in denen die Planungsberechtigung nicht pauschal, sondern gezielt pro Standort oder pro Berufsgruppe vergeben wird.

Standardmäßig sehen Mitarbeiter mit einer Planungsberechtigung immer alle Standorte. Mit der neuen neuen Berechtigung „Planungsberechtigte dürfen die Pläne aus allen Standorten sehen“ könnt ihr bei euren Planern diese Berechtigung nun einschränken.

Wenn deaktiviert, sehen Planer nur noch die eigenen Standorte sowie die Mitarbeiter aus anderen Standorten, für die sie eine Planungsberechtigung erhalten haben.

Mit der neuen Funktion Abteilungen könnt ihr eure Standorte in einzelne Bereiche untergliedern. Die Vorteile:

• Bessere Übersicht bei großen Standorten mit vielen Mitarbeitern, damit jederzeit klar ist, wieviele Mitarbeiter gerade im HV zur Verfügung stehen, ob das Backoffice durchgängig besetzt ist und wann jemand im Labor anwesend ist. 👀

• In Einzelapotheken könnt ihr Abteilungen auch nutzen, um den Berufsgruppen unterschiedliche Farben zuzuweisen. 🌈

💡 Wichtig: Lest euch vor dem Anlegen von Abteilungen unseren neuen Hilfeartikel inkl. Best-Practice-Tipps für Einzelapotheken und Filialverbünde durch. Ihr findet dort außerdem Infos, wie ihr bestehende Standardpläne anpassen könnt: hier klicken >

• Für neue oder bestehende Tätigkeiten könnt ihr in der Administration > Einsatzplanung > Tätigkeiten ab sofort ein Icon zuordnen.

• Ihr könnt einer Tätigkeit ein Icon zuweisen, indem ihr auf das Aktenkoffer-Icon neben der Bezeichnung klickt.

• Ist für eine Tätigkeit ein Icon hinterlegt, wird das Icon im Einsatzplan sichtbar angezeigt, wenn der Tag eine Schicht mit dieser Tätigkeit enthält.

Das ist praktisch z. B. für Tage mit 💤 Nachtdienst, 🏠 Homeoffice, 📚 Fortbildungen, 🧪 Herstellung, …

• Halte die Maus über einen Zeitbalken, um eine Gesamtübersicht des Tages für den Mitarbeiter zu erhalten.

• Du siehst die einzelnen Schichten inkl. Angabe der jeweiligen Start- und Endzeiten, der Pausenzeit, des Standortes, der Abteilung und einer etwaigen Pause.

Erstellt ab sofort mühelos aus einem Journalbeitrag eine Aufgabe oder überführt den Beitrag per Klick ins Wiki.

Das ist praktisch, wenn sich aus einem Beitrag eine Aufgabe ergibt oder man später feststellt, dass der Beitrag eigentlich im Wiki besser aufgehoben wäre.

• Die Aufgabe öffnet sich im Edit-Modus. Im Beschreibungstext ist der ursprüngliche Beitrag verlinkt.

• Bei einem Wiki-Artikel werden die Dateianhänge und die Empfänger automatisch vorausgefüllt.

Wählt dazu die entsprechende Funktion aus dem 3-Punkte-Menü des Beitrages. Die Funktion ist zunächst im Browser und mit dem nächsten Update auch in der App verfügbar.

Auch aus einem Wiki-Artikel könnt ihr zukünftig per Klick eine Aufgabe erstellen. Besonders praktisch: In der Aufgabe ist der Wiki-Artikel bereits verlinkt.

Das ist praktisch, wenn sich zu einem Wiki-Artikel eine Aufgabe ergibt oder um für wichtige Dokumente eine regelmäßige Wiedervorlage/Prüfung per Serienaufgabe zu hinterlegen.

Wählt dazu auch hier die entsprechende Funktion aus dem 3-Punkte-Menü des Artikels

Mitarbeiter und Planer können Stempelzeiten nun kommentieren und sich somit besser mit dem Mitarbeiter dazu austauschen.

• Mitarbeiter: Öffnet den Kalender > Meine Zeiterfassung und wählt eine Stempelzeit aus. Es öffnet sich die Detailansicht, in der ihr die Kommentare lesen und erstellen könnt.

• Planer: Öffnet den Stempelmanager und klickt die entsprechende Stempelzeit an. Ihr seht rechts die Anzahl der Kommentare und könnt darüber auch neue Kommentare anfügen.

Wir haben einige Bezeichnungen und Funktionen klarer benannt und hervorgehoben, um die Verwendung der Einsatzplanung weiter zu erleichtern.

• Bereiche heißen jetzt Kennzeichnungen. Dies spiegelt den Verwendungszweck besser wieder.

• In jeder Personalakte ist nun auch invers zu erkennen, welche Personen dieser Mitarbeiter planen darf.

• In der Personalakte > Sollzeit muss der Zugriff auf die individuelle Verteilung der Sollzeiten nach §4 BRTV nun zunächst aktiviert werden. Apotheken, die Abwesenheiten nach geplanter Zeit berechnen, werden daher nicht mehr durch die tägliche Verteilung irritiert, da die Verteilung in diesem Fall unnötig ist.

• Umbenennung der Stundenkonto-Ansichten (Sollstunden einblenden / ausblenden) inkl. Hinweisdialog

Es gibt eine neue Reaktion: „Daumen runter“ (in Kürze auch in der App verfügbar).